Sekretärin, Assistentin, Office Managerin - Unterschiede und Aufgaben

Aufgrund von Globalisierung und Digitalisierung hat sich das Berufsbild der Sekretärin in den letzten Jahren stark gewandelt. Heute wird die Sekretärin häufig auch als Assistentin / Executive Assistant oder auch als Office Managerin bezeichnet.

Sekretärin, Assistentin oder Office Managerin – was ist der Unterschied?

Erste Ansprechpartnerin für Kunden – der erste Eindruck zählt:

Das Sekretariat ist erster Kontakt für interne Abteilungen, sowie zu Dienstleistern, Bewerbern und Kunden und ist damit maßgeblich für den ersten Eindruck des Unternehmens verantwortlich. Als Aushängeschild der Firma muss die Sekretärin jederzeit den richtigen Ton in der internen und externen Kommunikation treffen. Das Sekretariat zählt damit zu den unverzichtbaren Schlüsselfunktionen eines erfolgreichen Unternehmens und trägt entscheidend zur Außenwirkung einer Firma bei.

Grundsätzlich kann man zwischen verschiedenen Funktionen einer Sekretärin/ Assistentin unterscheiden.

So können Sekretärinnen/ Assistentinnen:

• primär administrative Aufgaben erledigen;
• oder den Chef bzw. Mitarbeiter als fachliche Assistenz inhaltlich unterstützen.

Eine Assistentin der Geschäftsführung z. B. versteht sich als rechte Hand des Vorstandes bzw. des Geschäftsführers. Sie bereitet Entscheidungen vor und entlastet „ihren“ Geschäftsführer proaktiv bei allen Geschäftsvorhaben. Dieses Selbstverständnis kann man jedoch auch z.B. bei Team-Assistants oder Executive Assistants die mehrere Executives betreuen, finden. Es ist also weniger ein Ausdruck des Titels, als ein Ausdruck von gelebtem Arbeits- und Selbstverständnis.

Zudem kann man zwischen einer Assistentin, die einen einzigen Vorgesetzten unterstützt und einer Assistentin die mehrere Personen betreut unterscheiden.

Die Ratio kann dabei z.B. von

• 1:1 – 1:3 (Vorstandsassistenz, Assistentin der Geschäftsführung Executive Assistant to Managing Director)
• 1:4 (Executive Support, Partner-Assistenz, Team-Assistenz) bis
• 1:25 (Business-Support) gehen.

Als generelle Faustregel gilt:

Je geringer die Ratio, desto größer die inhaltliche Entlastung für den Chef (z.B. durch Übernahme eigener Projekte) und desto höher das Gehalt der Assistenz.

Trotz der genannten Unterschiede gibt es einige Kernkompetenzen, die jede Top-Assistenz unbedingt mitbringen sollte, damit sie einen größtmöglichen Mehrwert für das Unternehmen bietet. 

Assistenten sollten grundsätzlich über folgende Kompetenzen verfügen:

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständige und flexible Arbeitsweise
• sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement und Fähigkeiten zur Priorisierung
• Hohe Dienstleistungsmentalität und Belastbarkeit
• verantwortungsvolle und strukturierte Arbeitsweise sowie Durchsetzungsfähigkeit
• Zuverlässigkeit
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office
• Englische Sprachkenntnisse

Außerdem sind Vertraulichkeit, Professionalität, Loyalität und Diskretion essentiell, da das Sekretariat sozusagen die Koordinationszentrale eines Unternehmens ist und dort alle (Informations-)Fäden zusammenlaufen. 

Assistentinnen tragen eine große Verantwortung, verfügen über (teilweise sehr privates) Detailwissen über den Chef und müssen sicher mit unternehmenspolitischen Prozessen und Entscheidungswegen am Machtzentrum umgehen können.

Voraussetzung für die Position als Assistentin

Voraussetzung für die Position als Assistentin ist meist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. Fremdsprachenkorrespondentin oder zur Reiseverkehrs- bzw. Hotelkauffrau. Alternativ wird manchmal nach einem wirtschaftswissenschaftlichen Studium gefragt.

Immer häufiger wird auch nach dem Motto "Hire for attitude and train for skills" eingestellt, da der "personal fit" eine entscheidende Rolle bei der Besetzung mit der passenden Assistenz spielt. (Dies gilt jedoch nicht für die englischen Sprachkenntnisse. Gut-sehr gut Englisch zu können ist ein "must"und weitere Sprachen sind von Vorteil.) 

Die perfekte Assistentin ist also ein Multitalent und kann entscheidend zum geschäftlichen Erfolg eines Unternehmens beitragen.

Aufgaben einer Top-Assistenz: 

Im Administrativen Bereich sind dies vor allen Dingen:

• Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz
• Vereinbarung von Telefonaten und Terminen für das Team
• Ablage und Digitalisierung von Dokumenten
• Stammdatenpflege
• Erstellung von Statistiken anhand elektronischer Daten und Unterlagen
• Sonstige administrative Tätigkeiten zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft

Als Assistenz der Geschäftsführung / Chefsekretärin / Executive Assistant, Team – Assistenz zusätzlich

• proaktive, inhaltliche und administrative Entlastung des Geschäftsführers oder des Teams
• klassische, allgemeine Sekretariatsaufgaben in deutscher und englischer Sprache
• Travelmanagement inkl. Abrechnung der Spesen, Auslagen und Kreditkarten für die Geschäftsführung
• inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings, Tagungen, Events, Sitzungen
• Terminplanung und Ablaufkoordination für den Vorstand oder die Geschäftsführung
• Empfang und Bewirtung von Kunden
• Entwurf von Verträgen und Angeboten
• Bereitstellung von vertriebsunterstützenden Unterlagen und Präsentationen
• Research

Büroleitung /Office Management ergänzen

• aktives Schnittstellenmanagement zur externen Dienstleistern
• vorbereitende Buchhaltung 
• Verantwortung über Bankgeschäfte und Überweisungen
• Fakturierung von Projekt- und Serviceaufträgen und Rechnungsprüfung
• Verantwortliche Organisation Bürostruktur
• Entscheidungsbefugnis für Vertragsabschlüsse & Kosten in Absprache mit der Geschäftsführung
• Koordination der gesamten Firmen-IT
• Abstimmung und Vertragsabschlüsse mit diversen Dienstleistern und Anbietern sowie Versicherern
• Zusammenarbeit und Koordination externer Administratoren
• disziplinarische Führung eines Teams

Projektbezogen

• Realisierung von betriebsinternen Projekten
• aktive Begleitung von Entwicklungsprozessen
• Controlling von Projekten und Mandaten
• Überwachung und Steuerung von Vertragsinhalten in Bezug auf Budget, Zeit und Rechnungsstellung
• Unternehmens- und Mandatsübergreifende Koordination von Terminen & Reisen

Die Aufgaben und Übergänge können sehr fließend sein und sind nicht in Stein gemeißelt. Daher mein Rat, sich mit den konkreten Aufgaben der Stellenbeschreibung, statt mit dem Titel zu beschäftigen.

Assistentinnen gibt es viele, aber nur wenige kommen für die jeweilige Vakanz in Frage!

Erstklassige Assistentinnen zu finden ist schwierig und zeitintensiv, denn die Bewerbungsunterlagen zeigen nur die fachliche Seite.

Die richtige Assistenz muss jedoch mehr als nur die fachlichen Anforderungen erfüllen:

Sie muss zum Team und zum Vorgesetzten, seinem Arbeitsstil und seiner Persönlichkeit passen. Außerdem teilt sie die Unternehmenswerte und Ziele und kann diese authentisch nach Außen vertreten.

Da der Job ein großes Vertrauen und eine besondere Chemie erfordert, kann es eine richtige Herausforderung werden, die Stelle der Vorstandsassistentin / Assistenz der Geschäftsführung / Sekretärin/ Executive Assistant / Personal Assistant oder Management Assistenz richtig zu besetzen.

Bei der Suche nach Ihrer neuen Assistenz oder Ihrem neuen Traumjob als Assistenz, können wir Sie optimal unterstützen. SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE verfügt über ein dichtes Netzwerk, welches sowohl den Unternehmen, als auch unseren Bewerberinnen eine optimale Besetzung durch uns als zuverlässigen Partner garantiert.

Übrigens:

Vermittlungskosten für Unternehmen entstehen grundsätzlich nur, wenn dieses mit unserem Vermittlungsvorschlag zufrieden und ein Arbeitsverhältnis mit der Kandidatin oder dem Kandidaten zustande kommt.

Für unsere Bewerberinnen ist die Jobvermittlung selbstverständlich kostenlos!

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Ihre

Constanze Wiedermann

SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE

Personalvermittlung und Beratung für Sekretariat und Assistenz in München