Sekretärin, Assistentin, Office Managerin - Unterschiede und Aufgaben

 

Aufgrund von Globalisierung und Digitalisierung hat sich das Berufsbild der Sekretärin in den letzten Jahren stark gewandelt. Heute wird die Sekretärin häufig auch als Assistentin / Executive Assistant oder auch als Office Managerin bezeichnet.

Sekretärin, Assistentin oder Office Managerin – was ist der Unterschied?

Die verschiedenen Bezeichnungen – wie z.B.

  • (Chef-)Sekretärin,
  • Vorstandsassistenz
  • (persönliche) Assistentin / PA
  • Assistentin der Geschäftsführung
  • Bereichssekretärin
  • Executive Assistant
  • Management- Assistant
  • Junior- bzw. Senior Assistant oder
  • Office Managerin 

zeigen deutlich: Die “klassische Sekretärin” mit identischem Aufgabenspektrum existiert heute nicht mehr.

Die Berufsbezeichnungen/Stellentitel werden außerdem nicht einheitlich verwendet – dies führt oftmals zu zusätzlicher „Verwirrung“, sowohl auf Arbeitgeber-, als auch auf Arbeitnehmer-Seite.

Es ist z. B. völlig veraltet und überholt, wenn man pauschal sagt:

  • Eine Sekretärin arbeitet weniger selbständig, sondern weisungsgebunden oder
  • eine Sekretärin arbeitet nicht als Sparrings-Partner für Ihren Chef und nimmt daher auch nicht an Meetings teil!

Vielmehr unterscheidet sich der Tätigkeitsbereich je nach Unternehmen, dessen Größe und Branche. Hinzukommt, dass viele Firmen irgendwann einmal eine Stellenbezeichnung festgelegt haben und dabei geblieben sind - auch wenn sich die Aufgaben mit der Zeit verändert haben.... 

(Ich erlebe es in meinem Alltag als Headhunter für Assistenz- und Sekretariatspositionen leider oft, dass sich Bewerberinnen von den vermeintlich „falschen“ Stellentitel abschrecken lassen oder mir Firmenkunden sagen, dass es ihnen eigentlich ganz egal ist, wie der Stellentitel ist – Hauptsache die Person passt super! Häufig hatte ich aber auch schon, dass eine Firma eine Stelle als Office – Manager bezeichnet hat, aber „nur“ eine Empfangsassistenz suchte usw.)

Aus diesem Grund sollte man sich bei der Besetzung niemals vom Stellentitel leiten lassen, sondern den Fokus auf die Funktionen und eigentlichen Aufgaben legen:

Der größte und eigentliche Unterschied liegt also in der Verwendung und Wahrnehmung der Titel.

Daher ist es wichtig, sich den jeweiligen Job und die damit verbundenen Aufgaben näher anzusehen.

Klar ist: Die Assistenz von heute ist Schnittstelle zwischen Führungsebene und Fachabteilungen und übernimmt eine unverzichtbare Funktion im Unternehmen.

Erste Ansprechpartnerin für Kunden – der erste Eindruck zählt:

Das Sekretariat ist erster Kontakt für interne Abteilungen, sowie zu Dienstleistern, Bewerbern und Kunden und ist damit maßgeblich für den ersten Eindruck des Unternehmens verantwortlich. Als Aushängeschild der Firma muss die Sekretärin jederzeit den richtigen Ton in der internen und externen Kommunikation treffen. Das Sekretariat zählt damit zu den unverzichtbaren Schlüsselfunktionen eines erfolgreichen Unternehmens und trägt entscheidend zur Außenwirkung einer Firma bei.

Grundsätzlich kann man zwischen verschiedenen Funktionen einer Sekretärin/ Assistentin unterscheiden.

So können Sekretärinnen/ Assistentinnen:

  • primär administrative Aufgaben erledigen;
  • oder den Chef bzw. Mitarbeiter als fachliche Assistenz inhaltlich unterstützen.

Eine Assistentin der Geschäftsführung z. B. versteht sich als rechte Hand des Vorstandes bzw. des Geschäftsführers. Sie bereitet Entscheidungen vor und entlastet „ihren“ Geschäftsführer proaktiv bei allen Geschäftsvorhaben. Dieses Selbstverständnis kann man jedoch auch z.B. bei Team-Assistants oder Executive Assistants die mehrere Executives betreuen, finden. Es ist also weniger ein Ausdruck des Titels, als ein Ausdruck von gelebtem Arbeits- und Selbstverständnis.

Zudem kann man zwischen einer Assistentin, die einen einzigen Vorgesetzten unterstützt und einer Assistentin die mehrere Personen betreut unterscheiden.

Die Ratio kann dabei z.B. von

  • 1:1 – 1:3 (Vorstandsassistenz, Assistentin der Geschäftsführung Executive Assistant to Managing Director)
  • 1:4 (Executive Support, Partner-Assistenz, Team-Assistenz) bis
  • 1:25 (Business-Support) gehen.

 

Als generelle Faustregel gilt:

Je geringer die Ratio, desto größer die inhaltliche Entlastung für den Chef (z.B. durch Übernahme eigener Projekte) und desto höher das Gehalt der Assistenz.

Trotz der genannten Unterschiede gibt es einige Kernkompetenzen, die jede Top-Assistenz unbedingt mitbringen sollte, damit sie einen größtmöglichen Mehrwert für das Unternehmen bietet. 

Assistenten sollten grundsätzlich über folgende Kompetenzen verfügen:

  • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
  • Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • Selbstständige und flexible Arbeitsweise
  • sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement und Fähigkeiten zur Priorisierung
  • Hohe Dienstleistungsmentalität und Belastbarkeit
  • verantwortungsvolle und strukturierte Arbeitsweise sowie Durchsetzungsfähigkeit
  • Zuverlässigkeit
  • Sehr gute Kenntnisse in MS-Office
  • Englische Sprachkenntnisse

Außerdem sind Vertraulichkeit, Professionalität, Loyalität und Diskretion essentiell, da das Sekretariat sozusagen die Koordinationszentrale eines Unternehmens ist und dort alle (Informations-)Fäden zusammenlaufen. 

Assistentinnen tragen eine große Verantwortung, verfügen über (teilweise sehr privates) Detailwissen über den Chef und müssen sicher mit unternehmenspolitischen Prozessen und Entscheidungswegen am Machtzentrum umgehen können.

Voraussetzung für die Position als Assistentin

Voraussetzung für die Position als Assistentin ist meist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. Fremdsprachenkorrespondentin oder zur Reiseverkehrs- bzw. Hotelkauffrau. Alternativ wird manchmal nach einem wirtschaftswissenschaftlichen Studium gefragt.

Immer häufiger wird auch nach dem Motto "Hire for attitude and train for skills" eingestellt, da der "personal fit" eine entscheidende Rolle bei der Besetzung mit der passenden Assistenz spielt. (Dies gilt jedoch nicht für die englischen Sprachkenntnisse. Gut-sehr gut Englisch zu können ist ein "must"und weitere Sprachen sind von Vorteil.) 

Die perfekte Assistentin ist also ein Multitalent und kann entscheidend zum geschäftlichen Erfolg eines Unternehmens beitragen.

Aufgaben einer Top-Assistenz: 

Das Aufgabenspektrum einer Sekretärin /Assistentin ist vielfältig. Zu ihren Tätigkeiten zählt vor allem das perfekte Büromanagement, d.h. klassische, allgemeine Sekretariatsaufgaben in deutscher und englischer Sprache.

Im Administrativen Bereich sind dies vor allen Dingen:

  • Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz
  • Vereinbarung von Telefonaten und Terminen für das Team
  • Ablage und Digitalisierung von Dokumenten
  • Stammdatenpflege
  • Erstellung von Statistiken anhand elektronischer Daten und Unterlagen
  • Sonstige administrative Tätigkeiten zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft

 

Als Assistenz der Geschäftsführung / Chefsekretärin / Executive Assistant, Team – Assistenz zusätzlich

  • proaktive, inhaltliche und administrative Entlastung des Geschäftsführers oder des Teams
  • klassische, allgemeine Sekretariatsaufgaben in deutscher und englischer Sprache
  • Travelmanagement inkl. Abrechnung der Spesen, Auslagen und Kreditkarten für die Geschäftsführung
  • inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings, Tagungen, Events, Sitzungen
  • Terminplanung und Ablaufkoordination für den Vorstand oder die Geschäftsführung
  • Empfang und Bewirtung von Kunden
  • Entwurf von Verträgen und Angeboten
  • Bereitstellung von vertriebsunterstützenden Unterlagen und Präsentationen
  • Research



Büroleitung /Office Management ergänzen

  • aktives Schnittstellenmanagement zur externen Dienstleistern
  • vorbereitende Buchhaltung 
  • Verantwortung über Bankgeschäfte und Überweisungen
  • Fakturierung von Projekt- und Serviceaufträgen und Rechnungsprüfung
  • Verantwortliche Organisation Bürostruktur
  • Entscheidungsbefugnis für Vertragsabschlüsse & Kosten in Absprache mit der Geschäftsführung
  • Koordination der gesamten Firmen-IT
  • Abstimmung und Vertragsabschlüsse mit diversen Dienstleistern und Anbietern sowie Versicherern
  • Zusammenarbeit und Koordination externer Administratoren
  • disziplinarische Führung eines Teams


Projektbezogen

  • Realisierung von betriebsinternen Projekten
  • aktive Begleitung von Entwicklungsprozessen
  • Controlling von Projekten und Mandaten
  • Überwachung und Steuerung von Vertragsinhalten in Bezug auf Budget, Zeit und Rechnungsstellung
  • Unternehmens- und Mandatsübergreifende Koordination von Terminen & Reisen

Die Aufgaben und Übergänge können sehr fließend sein und sind nicht in Stein gemeißelt. Daher mein Rat, sich mit den konkreten Aufgaben der Stellenbeschreibung, statt mit dem Titel zu beschäftigen.

Assistentinnen gibt es viele, aber nur wenige kommen für die jeweilige Vakanz in Frage!

Erstklassige Assistentinnen zu finden ist schwierig und zeitintensiv, denn die Bewerbungsunterlagen zeigen nur die fachliche Seite.

Die richtige Assistenz muss jedoch mehr als nur die fachlichen Anforderungen erfüllen:

Sie muss zum Team und zum Vorgesetzten, seinem Arbeitsstil und seiner Persönlichkeit passen. Außerdem teilt sie die Unternehmenswerte und Ziele und kann diese authentisch nach Außen vertreten.

Da der Job ein großes Vertrauen und eine besondere Chemie erfordert, kann es eine richtige Herausforderung werden, die Stelle der Vorstandsassistentin / Assistenz der Geschäftsführung / Sekretärin/ Executive Assistant / Personal Assistant oder Management Assistenz richtig zu besetzen.

Bei der Suche nach Ihrer neuen Assistenz oder Ihrem neuen Traumjob als Assistenz, können wir Sie optimal unterstützen. SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE verfügt über ein dichtes Netzwerk, welches sowohl den Unternehmen, als auch unseren Bewerberinnen eine optimale Besetzung durch uns als zuverlässigen Partner garantiert.

Übrigens:

Vermittlungskosten für Unternehmen entstehen grundsätzlich nur, wenn dieses mit unserem Vermittlungsvorschlag zufrieden und ein Arbeitsverhältnis mit der Kandidatin oder dem Kandidaten zustande kommt.

Für unsere Bewerberinnen ist die Jobvermittlung selbstverständlich kostenlos!

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