Erfolgreiches Performance Review: 11 Tipps für Executive Assistants

Die alljährliche Leistungsbeurteilung - ein Ereignis, das von vielen Assistants als notwendiges Übel betrachtet wird. Es ist jedoch ein entscheidender Moment, um Ihre beruflichen Fähigkeiten zu demonstrieren und Ihre Karriere voranzutreiben. Mit der richtigen Vorbereitung und Einstellung können Sie diese Gelegenheit nutzen, um Ihre Stärken hervorzuheben und Bereiche zu identifizieren, in denen Sie sich verbessern können.

Diejenigen, die mich schon länger kennen wissen, dass ich vor meiner Selbständigkeit als Secretarial Supervisor bei der Unternehmensberatung Accenture tätig war. In dieser disziplinarischen Rolle leitete ich ein Team von über 40 Assistentinnen und war u.a. für die jährlichen Performance Jahresgespräche zuständig. Die Entscheidungen darüber, ob Arbeitsverträge verlängert, Beförderungen durchgeführt oder Boni gewährt werden sollten, lagen in meiner Hand.

Daher kenne ich nicht nur die Seite eines Mitarbeiters, der sich auf sein eigenes Performance Review vorbereitet, sondern auch die Perspektive einer Vorgesetzten.

Mit dieser Erfahrung im Hintergrund möchte ich nun 11 Tipps mit Ihnen teilen, die Ihnen helfen sollen, das Beste aus Ihrem nächsten Performance Review herauszuholen:

1. Verstehen Sie Ihre Rolle

Wissen Sie, wie Ihre Arbeit in das große Ganze passt?

Es ist wichtig, Ihrem Vorgesetzten zu zeigen, dass Sie die übergeordneten strategischen Ziele des Unternehmens verstehen und wie Ihre Rolle dazu beiträgt, diese zu erreichen. Dies zeigt nicht nur Ihr Engagement für die Organisation, sondern auch Ihre Fähigkeit, strategisch zu denken und Ihren Beitrag zum Gesamterfolg zu erkennen.

2. Vorbereitung ist der Schlüssel

Gehen Sie nicht unvorbereitet in ein Review Gespräch.

Bewahren Sie das ganze Jahr über alle Rückmeldungen und Leistungen auf, damit Sie ein klares Bild von Ihrer Leistung haben. Dies kann in Form eines Excel Sheets oder "Kudos-Ordners" erfolgen, in dem Sie all Ihre Erfolge festhalten. Diese Dokumentation wird Ihnen helfen, Ihre Leistungen nicht zu vergessen, objektiv zu präsentieren und Ihre Argumente zu stärken.

3. Seien Sie proaktiv

Beginnen Sie frühzeitig mit der Vorbereitung auf Ihr Review.

Es ist nicht nur wichtig, Ihre Leistungen im Laufe des Jahres zu dokumentieren, sondern auch, sich auf das Gespräch selbst vorzubereiten. Überlegen Sie, welche Themen Sie ansprechen möchten, welche Fragen Sie stellen könnten und was Sie aus dem Review ziehen möchten - sei es eine Beförderung, eine Gehaltserhöhung oder einfach nur konstruktives Feedback.

4. Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen

Machen Sie deutlich, was Sie aus dem Review ziehen möchten.

Dies zeigt Ihrem Vorgesetzten, dass Sie proaktiv sind und Ihre Karriereentwicklung ernst nehmen. Es ermöglicht auch eine offene und ehrliche Diskussion über Ihre Ziele und Erwartungen.

5. Fragen Sie nach Feedback

Ihre Vorbereitung sollte nicht nur auf Ihre eigene Wahrnehmung beschränkt sein.

Bitten Sie Kollegen, Vorgesetzte und andere Personen, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten, um Feedback. Integrieren Sie das Feedback, das Sie im Laufe des Jahres erhalten haben, in Ihre Selbstbewertung. Wenn Sie zum Beispiel konstruktives Feedback von Kollegen oder Kunden erhalten haben, nutzen Sie diese Informationen, um zu zeigen, wie Sie kontinuierlich an Ihrer beruflichen Entwicklung arbeiten. Dies unterstreicht nicht nur Ihre Fähigkeit zur Selbstreflexion, sondern auch Ihre Anpassungsfähigkeit und Lernbereitschaft. Außerdem gibt Ihnen diese Vorgehensweise eine breitere Perspektive auf Ihre Leistung und Bereiche, in denen Sie sich verbessern können.

Feedback ist ein wertvolles Werkzeug für Ihr Wachstum

6. Reflektieren Sie Ihre Schlüsselprojekte

Ein wichtiger Aspekt Ihrer Vorbereitung auf die Leistungsbeurteilung ist die Reflexion über die Schlüsselprojekte, an denen Sie im vergangenen Jahr gearbeitet haben. Identifizieren Sie die Herausforderungen, die Sie überwunden haben, und präsentieren Sie konkrete Beispiele für Ihre Leistungen. Zum Beispiel könnten Sie darauf hinweisen, wie Sie erfolgreich ein Team geleitet haben, um ein Projekt vor dem Zeitplan abzuschließen, oder wie Sie innovative Lösungen für bestehende Probleme entwickelt haben.

7. Entwicklungsbereiche klug ansprechen

Es ist wichtig, nicht nur Ihre Erfolge, sondern auch die Bereiche, in denen Sie sich verbessern können, anzusprechen. Sehen Sie diese nicht als Schwächen, sondern als Chancen zur Weiterentwicklung. Zum Beispiel könnten Sie erklären, wie Sie sich aktiv mit Weiterbildungsmaßnahmen auseinandersetzen, um Ihre Fähigkeiten in einem bestimmten Bereich zu stärken. Dies zeigt Ihrem Vorgesetzten, dass Sie bereit sind, Verantwortung für Ihre berufliche Entwicklung zu übernehmen.

8. Beziehen Sie externe Ressourcen ein

Erwähnen Sie relevante externe Ressourcen, die Sie genutzt haben, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern. Dies könnten Weiterbildungen, Konferenzen oder Fachliteratur sein. Indem Sie zeigen, dass Sie proaktiv nach Möglichkeiten suchen, sich weiterzubilden, unterstreichen Sie Ihre Selbstmotivation und Ihr Engagement für berufliches Wachstum.

9. Quantifizieren Sie Ihre Erfolge

Wenn möglich, quantifizieren Sie Ihre Erfolge, um Ihre Leistungen greifbarer zu machen. Stellen Sie beispielsweise dar, wie Sie die Effizienz gesteigert haben, indem Sie bestimmte Office-Prozesse optimiert haben, oder wie Sie zum Umsatzwachstum des Unternehmens beigetragen haben. Konkrete Zahlen verleihen Ihrer Leistungsbeschreibung Glaubwürdigkeit und zeigen Ihrem Vorgesetzten den konkreten Mehrwert, den Sie für das Unternehmen bringen.

10. Demonstrieren Sie Ihre Soft Skills

Leistungsbeurteilungen bieten auch die Möglichkeit, Ihre Soft Skills zu betonen. Zeigen Sie, wie Sie effektiv kommunizieren, Teamarbeit fördern und in stressigen Situationen souverän handeln. Konkrete Beispiele, wie Sie erfolgreich mit verschiedenen Teammitgliedern zusammengearbeitet haben oder wie Sie durch Ihre Kommunikationsfähigkeiten Konflikte gelöst haben, verdeutlichen Ihre sozialen Kompetenzen. 

11. Planen Sie Ihre Karriereentwicklung

Nutzen Sie das Performance Review, um nicht nur über vergangene Leistungen zu sprechen, sondern auch einen Blick in die Zukunft zu werfen. Besprechen Sie Ihre langfristigen Karriereziele und wie Sie planen, sich in den kommenden Jahren weiterzuentwickeln. Dies zeigt Ihrem Vorgesetzten, dass Sie nicht nur auf aktuelle Aufgaben fokussiert sind, sondern auch langfristig zur Erfolgsgeschichte des Unternehmens beitragen möchten.

Fazit:

Abschließend lässt sich sagen, dass eine gründliche Vorbereitung und eine proaktive Herangehensweise an Leistungsbeurteilungen entscheidend sind, um das Beste aus dieser Gelegenheit herauszuholen. Durch die Integration konkreter Beispiele, die Quantifizierung von Erfolgen und die kluge Ansprache von Entwicklungsbereichen können Sie nicht nur Ihre Leistungen unterstreichen, sondern auch Ihre Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung demonstrieren. Leistungsbeurteilungen sind mehr als nur eine Momentaufnahme – sie sind eine Chance, Ihre berufliche Entwicklung zu steuern und Ihre Karriereziele zu erreichen.

Nutzen Sie sie strategisch und reflektiert, um langfristigen Erfolg zu sichern.

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