Personalberatung für Executive Assistants: Was Unternehmen vor der Suche wissen sollten

Von Constanze Wiedermann | Gründerin SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE | Personalberaterin & Karrierecoach für Executive Assistants

17 Jahre SÜDPOOL Personalkonzepte und mehr als 27 Jahre Erfahrung im Assistenzmarkt: Was Unternehmen bei der Suche nach einer Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, C-Level Assistant oder Vorstandsassistenz wissen sollten.

Die häufigsten Fragen, die mir von Mandantenseite immer wieder gestellt werden, habe ich hier einmal zusammengefasst – aus der Praxis für die Praxis.

Denn die Suche nach einer guten Assistenz funktioniert in vielen Punkten anders als die Besetzung anderer Positionen. Nicht unbedingt, weil die fachlichen Anforderungen komplizierter sind. Sondern weil neben Erfahrung und Qualifikation die persönliche Passung zwischen Führungskraft und Assistenz eine besonders große Rolle spielt.

Viele Unternehmen starten die Suche zunächst selbst. Die Position wird über HR betreut, auf Stellenportalen ausgeschrieben, bei LinkedIn veröffentlicht oder über das persönliche Netzwerk gesucht. Das kann funktionieren.

Schwieriger wird es, wenn eine Position nicht von selbst überzeugt – etwa ohne Homeoffice-Möglichkeit, an einem weniger gefragten Standort oder wenn Kandidatinnen aus der Stellenanzeige nicht erkennen können, worauf sie sich bei der Führungskraft einlassen. Genau bei diesen Positionen entscheidet sich, ob man nur Bewerbungen bekommt oder tatsächlich die richtige Assistenz.

Dann stellt sich schnell die Frage: Wann lohnt es sich, eine spezialisierte Personalberatung einzuschalten? Und worauf sollte ein Unternehmen bei der Auswahl achten?

Warum ist es so schwer, eine gute Executive Assistant zu finden?

Erfahrene Assistenzen, insbesondere auf C-Level- oder Vorstandsebene, bilden einen vergleichsweise kleinen Kandidatenmarkt. Viele der wirklich guten Kandidatinnen sind nicht aktiv auf Jobsuche. Sie wechseln nicht regelmäßig, sondern meist dann, wenn eine Position fachlich, persönlich und vom Umfeld her wirklich interessant ist.

Und genau hier liegt eine Besonderheit bei der Suche nach erfahrenen Assistenzen: Sie wissen sehr genau, was sie können – und sie wissen auch, welche Art von Rolle sie künftig ausüben möchten.

Viele verstehen sich längst nicht mehr als klassische Assistenz, sondern als Business Partner ihrer Führungskraft. Sie möchten nicht nur Termine koordinieren, Kalender organisieren und Reisen buchen, sondern Verantwortung übernehmen, Prioritäten mitsteuern, Themen eigenständig vorantreiben und ihrer Führungskraft den Rücken freihalten.

Eine Position muss deshalb auch inhaltlich und vom Rollenverständnis her attraktiv sein. Entscheidend ist für eine erfahrene Assistenz die Frage: Wird meine Erfahrung hier tatsächlich gebraucht – und wird sie auch entsprechend gesehen und eingesetzt?

Je nach Position bedeutet das, Prioritäten eigenständig zu setzen, Entscheidungen vorzubereiten, unterschiedliche Interessen zusammenzubringen, sensible Informationen diskret zu behandeln und die Arbeitsweise der Führungskraft sehr genau zu verstehen. Hinzu kommen – abhängig vom jeweiligen Umfeld – strategische Themen, internationale Zusammenarbeit, Projektverantwortung oder auch persönliche und private Belange.

Genau das lässt sich kaum in einer Stellenanzeige oder einem Anforderungsprofil abbilden.

Denn selbst wenn eine Kandidatin fachlich hervorragend qualifiziert ist, muss sie nicht zwangsläufig zu der konkreten Führungskraft passen. Umgekehrt kann eine Kandidatin, die auf dem Papier nicht jede einzelne Anforderung erfüllt, in der tatsächlichen Zusammenarbeit genau die richtige Person sein.

Bei einer Assistenzposition geht es deshalb nicht nur um die Frage: „Kann diese Person die Aufgaben erledigen?“ Sondern ebenso um die Frage: „Kann diese Person genau mit dieser Führungskraft, in diesem Umfeld und unter diesen Rahmenbedingungen erfolgreich arbeiten?“

Das ist einer der Gründe, warum ich bei der Auswahl nicht ausschließlich auf den Lebenslauf schaue. Entscheidend ist für mich das Zusammenspiel aus Erfahrung, Persönlichkeit, Arbeitsweise, Rollenverständnis und der konkreten Führungskraft.

Was der Recruiting-Prozess über den späteren Arbeitsalltag verrät

Ein langsamer oder umständlicher Recruiting-Prozess schadet dem Employer Branding – das gilt grundsätzlich für jede Position.

Bei einer Assistenz wiegt das jedoch schwerer als anderswo. Der Grund liegt in der Rolle selbst: Eine Executive Assistant oder Assistenz der Geschäftsführung arbeitet als Schnittstelle – zwischen der Führungskraft, unterschiedlichen Abteilungen und häufig auch nach außen. Genau deshalb nehmen erfahrene Assistenzen den Recruiting-Prozess seismografisch wahr und ziehen daraus sehr konkrete Rückschlüsse auf ihren künftigen Arbeitsalltag.

Wie schnell bekommt sie eine Rückmeldung? Wie viele Gesprächsrunden und Freigaben braucht es, bis eine Entscheidung fällt? Kommen Vorgaben aus einer globalen Zentrale, die erst abgewartet werden müssen? Eine erfahrene Assistenz weiß: Genau diese Abstimmungsschleifen wird sie nach der Einstellung nicht nur beobachten, sondern täglich selbst durchlaufen müssen – wenn sie Termine koordiniert, Entscheidungen vorbereitet oder zwischen Abteilungen vermittelt.

Ein langwieriger Recruiting-Prozess mit vielen Abstimmungsrunden ist für eine erfahrene Assistenz deshalb kein beiläufiges Ärgernis, sondern ein Spiegelbild dessen, wie im Unternehmen gearbeitet wird.

Mehr Abstimmungsrunden als nötig, geringe Entscheidungsfreiräume und lange Wartezeiten auf Rückmeldungen anderer Abteilungen können nach der Einstellung genau zu dem Alltag werden, den die Assistenz selbst organisieren und auffangen muss.

Das gilt besonders bei Kandidatinnen, die aus einer guten bestehenden Position heraus angesprochen werden und selbst nicht dringend wechseln möchten: Sie müssen nicht nur von der Aufgabe überzeugt werden. Auch das Unternehmen und die Führungskraft müssen überzeugen – und genau das entscheidet sich für eine Assistenz oft schon im Bewerbungsprozess.

Was passiert, wenn Unternehmen eine Assistenzstelle immer wieder selbst ausschreiben?

Viele Unternehmen starten zunächst selbst: Die Position wird über die eigene HR-Abteilung betreut, auf Stellenportalen ausgeschrieben oder es wird über LinkedIn und das eigene Netzwerk gesucht.

Das ist grundsätzlich ein sinnvoller Weg – und für viele Assistenzpositionen kann eine gute Stellenanzeige durchaus zum Ziel führen.

Gerade erfahrene Executive Assistants, Vorstandsassistenzen oder C-Level-Assistenzen im Private-Equity- und Family-Office-Umfeld sind häufig nicht aktiv auf Stellensuche.Der relevante Kandidatenmarkt besteht deshalb zu einem großen Teil aus Personen, die man nicht über eine klassische Stellenanzeige erreicht.

Hinzu kommt: Der Markt für qualifizierte Assistenzen ist relativ klein und gut vernetzt. Viele Kandidatinnen kennen Unternehmen, Führungskräfte, Personalberatungen und auch andere Assistenzen aus ihrem beruflichen Umfeld.

Eine Position kann sich deshalb schneller im Markt herumsprechen, als einem Unternehmen vielleicht bewusst ist.

Wenn die eigene Suche über längere Zeit nicht erfolgreich ist, wird häufig erst dann eine Personalberatung hinzugezogen. Zu diesem Zeitpunkt ist allerdings bereits viel Zeit vergangen – und mit der Zeit steigt verständlicherweise auch der Druck auf die Besetzung.

Dann entsteht nicht selten die Erwartung, dass die Personalberatung innerhalb weniger Tage eine Shortlist mit mehreren Top-Profilen präsentiert.

Das kann im Einzelfall gelingen. Es sollte aber nicht zur Erwartungshaltung werden.

Denn auch eine spezialisierte Personalberatung kann nicht beliebig viele passende Kandidatinnen aus einem begrenzten Markt „produzieren“. Gerade bei einer anspruchsvollen Assistenzposition geht es nicht darum, möglichst schnell fünf Lebensläufe zu liefern.

Entscheidend ist, die richtigen Kandidatinnen zu identifizieren, anzusprechen, für die Position zu interessieren und anschließend zu prüfen, ob Aufgabe, Führungskraft, Umfeld und Erwartungen tatsächlich zusammenpassen.

Und genau hier kann eine bereits lange laufende eigene Suche zum Problem werden: Wenn das Unternehmen selbst bereits zahlreiche Kandidatinnen über HR, Stellenportale, LinkedIn oder das eigene Netzwerk angesprochen hat, wird der noch nicht bearbeitete Kandidatenmarkt kleiner.

Noch schwieriger wird es, wenn parallel bereits eine oder mehrere Personalberatungen mit der Suche beauftragt wurden.

Dann kann es passieren, dass dieselbe Kandidatin von unterschiedlichen Seiten für dieselbe Position angesprochen wird – zunächst etwa über LinkedIn vom Unternehmen selbst, anschließend über eine Personalberatung und vielleicht noch einmal über einen weiteren Recruiter.

Wenn eine Position immer wieder ausgeschrieben oder dieselbe Kandidatin mehrfach angesprochen wird, kann das bei Kandidatinnen irgendwann den Eindruck erwecken, dass die Stelle ungewöhnlich schwer zu besetzen ist oder etwas mit der Position nicht stimmt.

Eine Assistenzposition kann dadurch im Kandidatenmarkt regelrecht „verbrannt“ sein.

Deshalb lohnt es sich, bereits zu Beginn zu überlegen, welcher Suchweg für die konkrete Position sinnvoll ist.

Wann sollten Unternehmen eine Personalberatung für die Assistenzsuche einschalten?

Nicht jede Assistenzposition benötigt eine Personalberatung.

Eine gute Stellenanzeige und eine aktive interne Suche können durchaus ausreichend sein – insbesondere dann, wenn das Profil klar ist, der Kandidatenmarkt groß genug ist und die Position auch für aktiv suchende Kandidatinnen attraktiv ist.

Eine spezialisierte Personalberatung kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn

• erfahrene Kandidatinnen gesucht werden, die nicht aktiv auf Stellensuche sind,

• die Position sehr spezifische Anforderungen an Persönlichkeit und Umfeld stellt,

• eine vertrauliche Suche erforderlich ist,

• die Führungskraft eine sehr spezifische Persönlichkeit benötigt,

• bereits eigene Suchversuche erfolglos geblieben sind oder

• der relevante Kandidatenmarkt gezielt und diskret angesprochen werden soll oder

• intern die Kapazitäten fehlen oder eine Suche nicht mit der nötigen Tiefe begleitet werden kann – und stattdessen eine spezialisierte externe Expertin gesucht wird, die den eigenen hohen Standard teilt.

  
  

Idealerweise wird diese Entscheidung nicht erst getroffen, wenn bereits Wochen oder Monate vergangen sind.

Denn je länger eine Position erfolglos gesucht wird, desto größer wird meist der interne Besetzungsdruck. Das ändert jedoch nichts daran, dass der relevante Kandidatenmarkt derselbe bleibt.

Was Unternehmen vor dem Start einer Assistenzsuche klären sollten

Ein Muster beobachte ich dabei immer wieder: Scheidet eine Assistenz aus, wird für die Nachbesetzung häufig einfach die alte Stellenbeschreibung wieder herausgeholt – auch wenn die Führungskraft inzwischen eine andere ist oder mehrere Jahre seit der letzten Ausschreibung vergangen sind.

Dabei hat sich in dieser Zeit möglicherweise einiges verändert: die Führungskraft, das Team, die Unternehmensstruktur – und nicht zuletzt die Rolle der Assistenz selbst.

Auch der zunehmende Einsatz von KI verändert das Aufgabenbild. Assistenzarbeit wird dadurch nicht automatisch weniger wichtig, aber sie verschiebt sich. Routinetätigkeiten lassen sich zunehmend automatisieren. Gleichzeitig gewinnen Eigenständigkeit, Priorisierung, Informationsverarbeitung, technisches Verständnis und die Fähigkeit, sich schnell auf neue Arbeitsweisen einzustellen, an Bedeutung.

Das erfordert teilweise ein anderes Profil als noch vor einigen Jahren: jemanden, der Veränderungen nicht nur mitträgt, sondern sich schnell in neue Themen einarbeitet, digitale Möglichkeiten selbstverständlich nutzt und trotzdem den Überblick über Zusammenhänge und Prioritäten behält. Genau darauf sind viele bestehende Stellenbeschreibungen noch nicht ausgerichtet.

Bevor die Suche beginnt, lohnt es sich deshalb, die Position nicht einfach neu auszuschreiben, sondern sie tatsächlich zu hinterfragen. Zum Beispiel:

• Was soll die Assistenz für die Führungskraft konkret übernehmen?

• Welche Aufgaben haben Priorität?

• Was soll sie selbstständig entscheiden? Wo endet ihre Verantwortung?

• Wie arbeitet die Führungskraft – und was bedeutet das konkret für die Zusammenarbeit?

• Wie viel Struktur ist bereits vorhanden – und wie viel soll die Assistenz selbst schaffen?

• Wie hoch ist der strategische Anteil der Position?

• Welche Aufgaben könnten sich durch KI oder andere digitale Tools verändern?

• Welche Rolle spielen Reisen, Termine und internationale Zusammenarbeit?

• Welche persönlichen oder privaten Aufgaben gehören zur Position?

• Wie wichtig sind Diskretion und Vertraulichkeit?

• Welche Persönlichkeit passt zur Führungskraft?

• Welche Erfahrungen sind wirklich unverzichtbar – und welche Anforderungen sind lediglich „nice to have“?

• Welche Vergütung ist für das gesuchte Profil marktgerecht?

Eine Frage halte ich dabei für besonders hilfreich:

Was soll für die Führungskraft nach der Besetzung dieser Position konkret besser funktionieren als heute?

Die Antwort darauf sagt häufig mehr über das tatsächliche Anforderungsprofil aus als eine lange Aufzählung von Aufgaben. Denn genau daraus lässt sich ableiten, welche Rolle die Assistenz künftig tatsächlich spielen soll – und welche Person dafür gebraucht wird.

Was macht eine spezialisierte Personalberatung für Assistenzpositionen anders?

Eine spezialisierte Personalberatung sollte mehr leisten als die Weiterleitung von Lebensläufen. Im Idealfall verfügt sie über ein gewachsenes Netzwerk an relevanten Kandidatinnen und einen gut gepflegten Kandidatenpool, kennt viele Bewerber bereits persönlich und weiß auch um deren Wechselmotivation.

Am Anfang steht für mich deshalb immer ein möglichst genaues Verständnis der Position: Wer ist die Führungskraft? Wie arbeitet sie? Welche Entscheidungen soll die Assistenz selbst treffen? Wie hoch ist der strategische Anteil? Welche Rolle spielt sie im Unternehmen? Wie international ist die Position? Welche Persönlichkeit funktioniert in diesem Umfeld?

Ich führe deshalb die Gespräche mit den Kandidatinnen persönlich und prüfe nicht nur die fachliche Eignung, sondern auch Motivation, Erwartungen, Arbeitsweise und die Passung zum jeweiligen Mandat.

Mir ist deshalb eine kleine, gezielt vorselektierte Auswahl wichtiger als eine möglichst lange Kandidatenliste.

Die entscheidende Frage lautet für mich: Warum passt diese Person zu dieser Führungskraft, dieser Aufgabe und diesem Unternehmen?

Warum eine externe Personalberatung eine Position offener einordnen kann als das Unternehmen selbst

Ein Aspekt, der bei der Entscheidung für eine Personalberatung oft übersehen wird, hat weniger mit der Kandidatensuche zu tun als mit Ehrlichkeit im Gespräch.

Ein Unternehmen oder die interne HR-Abteilung kann eine Position naturgemäß nicht immer so unabhängig einordnen wie ein externer Gesprächspartner. Nicht jede Herausforderung in der Zusammenarbeit mit einer Führungskraft wird intern offen angesprochen – etwa ein hoher Abstimmungsbedarf, ein ausgeprägter Wunsch nach Kontrolle oder eine sehr anspruchsvolle Kommunikationsweise.

Eine Personalberatung kann solche Aspekte im Gespräch mit Kandidatinnen offener ansprechen und gleichzeitig einordnen – etwa, dass eine Führungskraft eine anspruchsvolle Persönlichkeit hat, dafür die Stelle jedoch fachlich außergewöhnlich viel mitbringt oder große Entwicklungsmöglichkeiten bietet.

Eine solche Einordnung hilft, Erwartungen auf beiden Seiten frühzeitig realistisch zu machen.

Hinzu kommt die Marktperspektive: Eine spezialisierte, auf Office Management ausgerichtete Personalberatung spricht laufend mit vielen unterschiedlichen Unternehmen, kennt die aktuellen Rahmenbedingungen im Assistenzmarkt sehr genau und übernimmt hier auch eine beratende Funktion. Das hilft, eine Position richtig einzuordnen – etwa in Bezug auf Gehalt und Stellentitel. (Übrigens aus meiner Sicht ein sehr leidiges Thema, da Stellentitel im Assistenzbereich sehr unterschiedlich verstanden und eingesetzt werden.)

Es geht dabei nicht darum, eine Position zu verkaufen. Es geht darum, sie im Marktvergleich realistisch einzuordnen – und genau das kann für eine Kandidatin den Unterschied machen, ob sie eine Position überhaupt in Erwägung zieht.

Wie viele Kandidatinnen sollte eine Personalberatung vorstellen?

Eine lange Kandidatenliste ist kein Qualitätsmerkmal.

Im Gegenteil: Wenn ein Unternehmen zehn oder fünfzehn Lebensläufe erhält, kann das zunächst nach viel Auswahl aussehen. Die eigentliche Arbeit beginnt dann allerdings häufig erst auf Unternehmensseite.

Bei anspruchsvollen Assistenzpositionen halte ich eine kleinere, gezielt vorselektierte Auswahl für sehr viel sinnvoller.

Jede vorgestellte Kandidatin sollte eine nachvollziehbare Antwort auf drei Fragen geben können:

1. Warum passt die Person fachlich zur Position?

2. Warum passt sie persönlich und von ihrer Arbeitsweise zur Führungskraft?

3. Warum könnte sie sich gerade dieses Unternehmen und diese Aufgabe vorstellen?

Für mich sind diese drei Fragen wichtiger als die Zahl der vorgestellten Profile.

Wie lange dauert die Suche nach einer Executive Assistant?

Darauf gibt es keine seriöse pauschale Antwort.

Die Dauer hängt unter anderem von Seniorität, Aufgabenprofil, Gehalt, Standort, Verfügbarkeit, Internationalität, Vertraulichkeit und der gewünschten Persönlichkeit ab. Auch die Frage, ob aktiv oder passiv suchende Kandidatinnen angesprochen werden sollen, spielt eine Rolle.

Eine Position, die seit Monaten erfolglos gesucht wurde, wird nicht automatisch innerhalb einer Woche besetzt, nur weil nun eine spezialisierte Personalberatung beauftragt wurde.

Natürlich kann eine sehr schnelle Besetzung gelingen. Wenn eine passende Kandidatin bereits bekannt ist, verfügbar ist und die Rahmenbedingungen stimmen, kann der Prozess ausgesprochen schnell gehen. Aber daraus sollte keine allgemeine Erwartung entstehen.

Eine realistische Suchstrategie ist wichtiger als das Versprechen einer Besetzung innerhalb weniger Wochen.

Was kostet eine Personalvermittlung für eine Executive Assistant?

Bei einer Personalvermittlung gibt es unterschiedliche Honorarmodelle. Häufig ist das Honorar erfolgsabhängig und wird als prozentualer Anteil des Jahresbruttogehalts vereinbart.In der Praxis bewegt sich die Vergütung häufig zwischen 25 und 35 Prozent des Jahresbruttozielgehalts. Daneben gibt es beispielsweise Retainer-Modelle oder individuell vereinbarte Mischformen.

Für Unternehmen zählt am Ende nur ein Ergebnis: die eine richtige Assistenz gefunden und eingestellt zu haben. Wie viel Aufwand dahinter steckt, lässt sich von außen kaum einschätzen – und wird deshalb häufig unterschätzt. Tatsächlich braucht eine sorgfältige Assistenzsuche oft deutlich mehr Zeit und Marktarbeit, als ein kurzes Telefonat vermuten lässt.

Vor der Beauftragung lässt sich das Ergebnis naturgemäß noch nicht final beurteilen. Deshalb lohnen sich vorab einige Fragen, die zumindest etwas über die Wahrscheinlichkeit eines guten Ergebnisses aussagen. Zum Beispiel:

• Welche Referenzen kann die Personalberatung für vergleichbare Positionen vorweisen?

• Wie viele Jahre ist sie bereits am Markt?

• Wer betreut die Vakanz während des Prozesses?

• Versteht der Betreuer neben der Kandidatenseite auch die Mandantenseite – hat er oder sie ggf. selbst als Führungskraft mit Assistenzen zusammengearbeitet oder sie geführt?

Das sind nur einige Beispiele – am Ende geht es darum, sich selbst zu fragen, welche Kriterien für die eigene Suche tatsächlich den Unterschied machen.

Das reine Vergütungsmodell und die Höhe des Honorars sagen deshalb noch wenig über die Qualität einer Personalvermittlung aus. Ebenso wichtig ist, was hinter dem Honorar tatsächlich an Leistung steht: Wie intensiv wird der Markt bearbeitet? Wie persönlich werden Kandidatinnen geprüft? Wie wird mit bereits angesprochenen Kandidatinnen umgegangen? Wie transparent sind Interviewprozess, Anzahl der Profile und Nachbesetzungsregelung?

Warum Erfolgshonorar nicht mit Unverbindlichkeit gleichzusetzen ist

Ein Punkt, der mir in der Zusammenarbeit mit Unternehmen besonders wichtig ist:

Erfolgshonorar ist nicht automatisch gleichbedeutend mit Unverbindlichkeit.

Nur weil eine Personalberatung ihr Honorar erst bei erfolgreicher Besetzung erhält, bedeutet das nicht, dass mehrere Parteien parallel und unabhängig voneinander dieselbe Suche bearbeiten sollten.

Die Doppel- und Mehrfachansprachen, die dabei entstehen können, habe ich weiter oben bereits beschrieben – sie schaden am Ende nicht nur den beteiligten Personalberatungen, sondern vor allem dem Unternehmen selbst, weil Kandidatinnen sich fragen, warum eine Position über so viele verschiedene Wege gesucht wird.

Erfolgsbasiert heißt für mich nicht unverbindlich.

Auch bei einem Erfolgshonorar arbeite ich verbindlich am jeweiligen Mandat und erwarte im Gegenzug ebenfalls Verbindlichkeit – z. B. eine klare Abstimmung darüber, wer die Position im Markt bearbeitet.

Wann ist eine vertrauliche Suche nach einer Assistenz sinnvoll?

Eine vertrauliche Suche kann aus unterschiedlichen Gründen notwendig sein.

Zum Beispiel, wenn die aktuelle Assistenz noch nichts von einer geplanten Veränderung wissen soll. Oder wenn eine Position direkt für einen Unternehmer, eine Geschäftsführung, einen Vorstand, ein Family Office oder ein Private-Equity-Umfeld besetzt werden soll und dies Rückschlüsse auf Unternehmensentscheidungen zulässt, die noch nicht offiziell sind.

Vertraulichkeit bedeutet dabei mehr, als eine Stellenanzeige ohne Nennung des Unternehmens zu veröffentlichen. Auch die Auswahl der angesprochenen Kandidatinnen, die Kommunikation während des Prozesses und der Umgang mit Informationen müssen entsprechend sensibel erfolgen.

Gerade bei Assistenzpositionen ist das wichtig, weil die Rolle häufig sehr nah an vertraulichen Unternehmens-, Personal- oder auch privaten Informationen liegt.

Private Equity, Family Office oder C-Level Assistant in einem Konzern: Warum das Umfeld bei der Assistenzsuche eine Rolle spielt

Eine Assistenz in einem Private-Equity-Umfeld arbeitet unter anderen Rahmenbedingungen als eine Assistenz in einem mittelständischen Unternehmen.

Im Family Office können Diskretion und ein sehr hoher Grad an persönlichem Vertrauen eine besonders große Rolle spielen. Bei einem CEO oder Executive Chairman können strategische Themen, internationale Zusammenarbeit und eine hohe Eigenständigkeit entscheidend sein.

Deshalb reicht es nicht, eine Kandidatin zu finden, die grundsätzlich „Assistenz“ im Lebenslauf stehen hat. Entscheidend ist, ob sie zum konkreten Umfeld passt – ob eine sehr diskrete Familienstruktur, ein schnelllebiges Beteiligungsportfolio oder eine internationale Konzernstruktur ihrer Arbeitsweise entspricht.

Eine erfahrene Assistenz kann dabei weit mehr sein als eine organisatorische Unterstützung. Sie kann Informationsfilter, Business Partner, Sparringspartnerin, Schnittstelle zu wichtigen Stakeholdern und eine zentrale Vertrauensperson der Führungskraft sein.

Das setzt ein hohes Maß an Urteilsvermögen und Verständnis für das jeweilige Umfeld voraus.

Personalberatung beauftragen oder Stellenanzeige schalten: Wann ist was sinnvoll?

Die Frage ist nicht grundsätzlich „Stellenanzeige oder Personalberatung?“. Beides kann sinnvoll sein.

Eine Stellenanzeige kann genau der richtige Weg sein, wenn eine Position ein breites Kandidatenfeld anspricht und aktiv suchende Kandidatinnen erreicht werden sollen.

Eine spezialisierte Personalberatung kann dagegen einen zusätzlichen Zugang bieten, wenn das gewünschte Profil im aktiven Bewerbermarkt kaum zu finden ist oder wenn gezielt passive Kandidatinnen angesprochen werden sollen. Auch Vertraulichkeit oder eine sehr spezifische Kombination aus Erfahrung, Persönlichkeit und Umfeld können für eine direkte Ansprache sprechen.

Die entscheidende Frage ist deshalb: Welcher Suchweg erreicht für diese konkrete Position den relevanten Kandidatenmarkt?

Boutique-Personalberatung oder große Personalberatung – was passt für eine Assistenzsuche?

Auch hier gibt es keine pauschale Antwort.

Für eine Assistenzsuche kann eine spezialisierte Boutique sinnvoll sein, da sehr tiefes Verständnis für das Berufsbild, ein entsprechendes Netzwerk und persönliche Marktkenntnis gefragt sind. Eine größere Personalberatung kann dagegen andere Strukturen und Ressourcen mitbringen.

Unternehmen sollten deshalb weniger auf die Größe einer Personalberatung schauen als darauf, wie tief sie das gesuchte Berufsbild tatsächlich kennt.

Bei einer Assistenzposition ist aus meiner Sicht entscheidend, dass die Personalberatung nicht nur die Stellenbeschreibung versteht, sondern auch die Realität hinter der Rolle.

Woran erkennen Unternehmen eine gute Personalberatung für Assistenzpositionen?

• Ist die Personalberatung tatsächlich auf Assistenzpositionen spezialisiert?

• Versteht sie die unterschiedlichen Anforderungen von Executive Assistant, Vorstandsassistenz, C-Level Assistant, Personal Assistant und klassischem Office Management?

• Kennt sie die relevanten Branchen und Arbeitsumfelder?

• Werden Kandidatinnen persönlich interviewt?

• Wie wird die persönliche Passung zur Führungskraft geprüft?

• Wie wird mit bereits angesprochenen Kandidatinnen umgegangen?

• Wie geht die Personalberatung mit Kandidatinnen um, die bereits direkt vom Unternehmen oder einer anderen Beratung angesprochen wurden?

• Wie transparent sind Honorar, Prozess und Nachbesetzungsregelung?

• Kann die Suche vertraulich durchgeführt werden?

• Wie viele Profile werden üblicherweise vorgestellt – und warum?

  
  
  
  

Eine gute Personalberatung sollte dabei nicht nur den Kandidatenmarkt kennen. Sie sollte auch den Mandantenmarkt verstehen – und die Anforderungen, die eine Führungskraft tatsächlich an eine Assistenz stellt.

Fazit: Die richtige Assistenz findet man nicht nur über den richtigen Lebenslauf

Eine erfolgreiche Assistenzsuche ist keine reine Lebenslaufprüfung.

Es geht um das Zusammenspiel aus Erfahrung, Persönlichkeit, Führungskraft, Aufgaben, Unternehmenskultur, Arbeitsweise und gegenseitigen Erwartungen.

Gerade deshalb sollte die Suchstrategie zur Position passen.

Eine Stellenanzeige kann der richtige Weg sein. Eine interne HR-Suche kann erfolgreich sein. Bei bestimmten Positionen kann die direkte Ansprache passiver Kandidatinnen sinnvoller sein. Und bei vertraulichen oder besonders anspruchsvollen Mandaten kann eine spezialisierte Personalberatung einen entscheidenden Unterschied machen.

Wichtig ist vor allem, nicht zu lange mit einem Suchweg weiterzumachen, der offensichtlich nicht funktioniert – und gleichzeitig den Kandidatenmarkt nicht durch wiederholte Ausschreibungen und Mehrfachansprachen unnötig zu belasten.

Bei einer guten Assistenzsuche geht es deshalb nicht darum, möglichst viele Kandidatinnen zu erreichen. Es geht darum, die richtigen Kandidatinnen auf die richtige Position aufmerksam zu machen – und frühzeitig zu erkennen, ob beide Seiten tatsächlich zueinander passen.

Genau darauf ist SÜDPOOL Personalkonzepte spezialisiert.

Autorin

Constanze Wiedermann : Seit 2009 begleite ich Unternehmen bei der Suche nach Executive Assistants, Vorstandsassistenzen, Assistenzen der Geschäftsführung, C-Level Assistants und Personal Assistants, die als Business Partner ihrer Führungskraft agieren – insbesondere im C-Level-, Private-Equity-, Family-Office- und anspruchsvollen Unternehmensumfeld.

Dabei verbinde ich meine Erfahrung aus mehr als 27 Jahren im Assistenzmarkt mit meiner praktischen Erfahrung auf Unternehmensseite: Bei Accenture habe ich zehn Jahre lang unter anderem 45 Executive Assistants im C-Level-Umfeld geführt.

Aus der Praxis für die Praxis.

Sie möchten eine Assistenzposition besetzen und überlegen, welcher Suchweg für Ihre Position sinnvoll ist? Sprechen Sie mich gerne unverbindlich an.