Ihr ATS-System findet die Keywords. Nicht die richtige Executive Assistant.

Von Constanze Wiedermann | Gründerin SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE | Personalberaterin & Karrierecoach für Executive Assistants

Künstliche Intelligenz verändert das Recruiting grundlegend. Bewerbermanagementsysteme analysieren Lebensläufe in Sekundenschnelle, Algorithmen vergleichen Qualifikationen, und automatisierte Prozesse übernehmen Aufgaben, die früher viel Zeit gekostet haben.

Diese Entwicklung ist sinnvoll und bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile.

Geht es jedoch um die Besetzung einer Executive Assistant, zeigt sich schnell: Daten allein reichen nicht aus.

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit entsteht nicht dadurch, dass ein Lebenslauf möglichst viele passende Keywords enthält. Sie entsteht dort, wo Persönlichkeit, Arbeitsweise und die Erwartungen einer Führungskraft zusammenpassen.

Genau deshalb kann KI Recruiting wirkungsvoll unterstützen – die Entscheidung, welche Executive Assistant langfristig zur jeweiligen Führungskraft passt, bleibt jedoch eine menschliche.

KI verändert Recruiting – und das ist eine gute Entwicklung

Noch vor wenigen Jahren wurden Bewerbungen fast ausschließlich manuell gesichtet. Heute unterstützen moderne Bewerbermanagementsysteme Unternehmen dabei,

• Bewerbungen zentral zu verwalten,

• Lebensläufe auszuwerten,

• Suchprofile zu erstellen,

• administrative Prozesse zu automatisieren,

• Stellenanzeigen zu optimieren

• und Recruiting-Prozesse effizienter zu gestalten.

Diese Entwicklung spart Zeit und schafft Freiräume für die Aufgaben, bei denen persönliche Gespräche und Erfahrung den entscheidenden Unterschied machen.

Auch ich nutze Künstliche Intelligenz in meinem Arbeitsalltag – etwa für Recherchen, die Strukturierung von Informationen oder administrative Tätigkeiten. KI ist ein leistungsfähiges Werkzeug. Sie ersetzt jedoch nicht das, worauf es bei der Besetzung einer Executive Assistant letztlich ankommt: Menschenkenntnis, Erfahrung und das Verständnis dafür, wie eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Assistenz entsteht.

Warum Executive-Assistant-Recruiting anders ist

Je standardisierter eine Position ist, desto besser lassen sich Bewerbungen anhand objektiver Kriterien vergleichen. Bei einer Executive Assistant ist die Situation deutlich komplexer.

Natürlich spielen Berufserfahrung, Sprachkenntnisse oder Branchenwissen eine wichtige Rolle.

Sie beantworten jedoch nicht die entscheidende Frage:

Wird diese Executive Assistant genau diese Führungskraft langfristig erfolgreich unterstützen können?

Eine Executive Assistant arbeitet eng mit ihrer Führungskraft zusammen. Sie organisiert nicht nur Termine oder Reisen, sondern begleitet Entscheidungen, koordiniert Informationsflüsse, priorisiert Themen und entwickelt mit der Zeit ein tiefes Verständnis für Arbeitsweise, Erwartungen und Kommunikationsstil.

Diese Zusammenarbeit entsteht nicht aufgrund eines perfekten Lebenslaufs. Moderne Recruiting-Systeme erkennen zuverlässig Berufserfahrung, Jobtitel, Branchen, Sprach- und Softwarekenntnisse, Ausbildungswege oder Zertifikate. Deutlich schwieriger – für einen Algorithmus praktisch unmöglich – wird es bei den Faktoren, die eine Besetzung tatsächlich erfolgreich machen: persönliche Passung zur Führungskraft, Kommunikationsstil, Urteilsvermögen, Diskretion, politisches Fingerspitzengefühl, Antizipationsvermögen, Priorisierungskompetenz und Vertrauenswürdigkeit.

Diese Eigenschaften lassen sich weder anhand von Keywords noch durch einen Matching-Score beurteilen. Sie werden erst im persönlichen Austausch sichtbar – zum Beispiel daran, wie eine Assistentin unter Zeitdruck reagiert, wann sie Entscheidungen hinterfragt, wie sie mit vertraulichen Informationen umgeht oder wann sie bewusst Verantwortung übernimmt statt eine Rückmeldung einzuholen.

Woher ich weiß, worauf es wirklich ankommt?

Bevor ich SÜDPOOL gegründet habe, habe ich bei Accenture ein Team von 45 Executive Assistants im C-Level-Umfeld geführt. Diese Erfahrung prägt bis heute, wie ich Recruiting-Mandate angehe.

Ich kenne den Berufsalltag einer Executive Assistant nicht nur aus Bewerbungsgesprächen, sondern aus eigener Führungsverantwortung: welche Situationen wirklich unter Druck setzen, woran man Diskretion und Urteilsvermögen erkennt, und was den Unterschied zwischen einer guten und einer für genau diese Führungskraft richtigen Assistentin ausmacht. Genau dieses Wissen fließt in jedes Suchmandat ein – und es ist der Teil meiner Arbeit, den kein Algorithmus übernehmen kann.

Wo KI im Assistenz-Recruiting einen echten Mehrwert bietet

Die Diskussion über Künstliche Intelligenz wird oft sehr polarisiert geführt: Entweder gilt KI als Allheilmittel oder als Bedrohung. Aus meiner Sicht greift beides zu kurz.

Richtig eingesetzt macht KI Recruiting deutlich effizienter – bei der Recherche, administrativen Aufgaben, der Strukturierung großer Datenmengen, der Optimierung von Stellenanzeigen, der Vorbereitung von Interviews sowie der Dokumentation von Prozessen.

Dadurch bleibt mehr Zeit für den Teil meiner Arbeit, der sich nicht automatisieren lässt: persönliche Gespräche, fundierte Interviews und die Einschätzung, welche Executive Assistant langfristig zu einer bestimmten Führungskraft passt. Genau dort entsteht der eigentliche Mehrwert einer erfolgreichen Personalberatung.

So unterstütze ich Unternehmen bei der Besetzung einer Assistenzposition

Eine erfolgreiche Besetzung beginnt für mich nicht mit einer Datenbank oder einer Keyword-Suche, sondern mit einem fundierten Verständnis der Position und der späteren Zusammenarbeit. Denn jede Führungskraft arbeitet anders: Manche delegieren umfassend, andere möchten eng eingebunden bleiben. Manche entscheiden schnell und pragmatisch, andere legen großen Wert auf Abstimmung und Detailtiefe.

1. Die Position verstehen Gemeinsam mit meinem Auftraggeber kläre ich unter anderem: Welche Verantwortung übernimmt die Executive Assistant tatsächlich? Welche Aufgaben sollen eigenständig übernommen werden? Welche Themen sind besonders sensibel? Welche Erwartungen bestehen an Kommunikation, Priorisierung und Eigeninitiative? Welche Persönlichkeit ergänzt die Führungskraft und das bestehende Team sinnvoll?

2. Ein individuelles Anforderungsprofil entwickeln Auf dieser Grundlage entsteht ein Suchprofil, das deutlich über klassische Qualifikationen hinausgeht. Neben Berufserfahrung und fachlichen Kompetenzen fließen auch Arbeitsweise, Kommunikationsstil, Entscheidungsverhalten und persönliche Passung in die Suche ein.

3. Geeignete Persönlichkeiten identifizieren Erst danach beginnt die eigentliche Suche. Je nach Mandat berücksichtige ich sowohl qualifizierte Kandidatinnen aus dem aktiven Arbeitsmarkt als auch Executive Assistants, die aktuell nicht aktiv auf Stellensuche sind. Ziel ist nicht die größtmögliche Zahl an Profilen, sondern eine sorgfältig ausgewählte Shortlist von Persönlichkeiten, die fachlich wie menschlich überzeugen.

4. Persönliche Gespräche und fundierte Einschätzung Ein Lebenslauf beantwortet viele Fragen. Ein persönliches Gespräch beantwortet häufig die entscheidenden. Mich interessiert, wie eine Kandidatin Prioritäten setzt, wie sie schwierige Situationen beschreibt, wie sie Verantwortung übernimmt, wie sie kommuniziert – und in welchem Führungsumfeld sie ihre Stärken am besten entfalten kann. Erst das Zusammenspiel aus Lebenslauf, Interview und persönlicher Einschätzung ermöglicht eine fundierte Empfehlung.

FAQ

Kann KI Executive Assistants auswählen? KI kann Bewerbungen strukturieren, Lebensläufe analysieren und Qualifikationen vergleichen. Ob eine Executive Assistant jedoch langfristig zu einer bestimmten Führungskraft passt, lässt sich nicht allein anhand von Daten beurteilen.

Sind Bewerbermanagementsysteme trotzdem sinnvoll? Ja. Moderne ATS-Systeme erleichtern viele administrative Prozesse und schaffen Transparenz im Recruiting. Sie ersetzen jedoch nicht die persönliche Einschätzung von Persönlichkeit, Kommunikationsstil und Arbeitsweise.

Wann lohnt sich Executive Search? Executive Search ist besonders dann sinnvoll, wenn neben der fachlichen Qualifikation auch Diskretion, Vertrauenswürdigkeit, Kommunikationsstärke und die persönliche Passung zur Führungskraft entscheidend sind – das gilt insbesondere für Executive- und Vorstandsassistenz-Positionen.

Welche Rolle spielt KI künftig im Executive-Assistant-Recruiting? Künstliche Intelligenz wird Recruiting-Prozesse weiter vereinfachen und beschleunigen. Die Beurteilung von Persönlichkeit, Potenzial und langfristiger Passung bleibt jedoch eine Aufgabe, die Erfahrung, Menschenkenntnis und persönliche Gespräche erfordert.

Fazit

Künstliche Intelligenz verändert Recruiting nachhaltig – und das ist eine positive Entwicklung. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse effizienter zu gestalten, administrative Aufgaben zu reduzieren und Informationen schneller auszuwerten.

Gerade bei der Besetzung einer Executive Assistant zeigt sich jedoch: Erfolgreiche Entscheidungen gehen weit über Daten und Qualifikationen hinaus. Vertrauen, Kommunikationsstil, Urteilsvermögen, Eigeninitiative und die persönliche Passung zur Führungskraft lassen sich nicht anhand eines Matching-Scores bewerten.

Deshalb verstehe ich KI nicht als Ersatz für Personalberatung, sondern als sinnvolle Ergänzung. Sie schafft Freiräume für den Teil meiner Arbeit, der den größten Unterschied macht: zuzuhören, die Anforderungen einer Position wirklich zu verstehen und Persönlichkeiten zu identifizieren, die fachlich überzeugen und langfristig zur jeweiligen Führungskraft passen.

Am Ende entscheidet nicht der beste Algorithmus über den Erfolg einer Besetzung – sondern die Qualität der Zusammenarbeit zwischen zwei Menschen. Und genau diese Qualität lässt sich nicht outsourcen, weder an Software noch an Zufall.

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Seit 2009 begleite ich Unternehmen bei der Besetzung anspruchsvoller Assistenzpositionen – diskret, persönlich und mit einem klaren Fokus auf die langfristige Passung zwischen Führungskraft und Assistenz.

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