Ein beeindruckender Lebenslauf reicht nicht aus, um die richtige Vorstandsassistenz zu finden

Von Constanze Wiedermann I Gründerin SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE I

Personalberaterin & Karrierecoach für Executive Assistants

Eine Vorstandsassistenz gehört zu den sensibelsten Positionen im Assistenzbereich. Sie arbeitet unmittelbar an der Schnittstelle zur Unternehmensspitze und erhält Einblick in Themen, die häufig weit über das Tagesgeschäft hinausgehen: strategische Entscheidungen, vertrauliche Personalthemen, Unternehmensentwicklungen und die Kommunikation mit wichtigen internen und externen Ansprechpartnern.

Dabei geht es längst nicht nur um perfekte Organisation. Eine exzellente Vorstandsassistenz muss die Arbeitsweise ihres Vorstands verstehen, Prioritäten richtig einordnen, Informationen filtern und in einem Umfeld agieren können, in dem Diskretion, Vertrauen und ein ausgeprägtes Gespür für Situationen entscheidend sind.

Genau deshalb hängt die erfolgreiche Besetzung dieser Position nicht allein von Erfahrung, bekannten Arbeitgebern oder einer beeindruckenden Laufbahn ab. Entscheidend ist vor allem die persönliche Passung zwischen Vorstand und Assistenz.

Viele Unternehmen suchen bei einer Vorstandsassistenz zunächst nach Kandidatinnen mit einem starken Lebenslauf: langjährige Erfahrung auf C-Level, bekannte Unternehmen im CV oder eine vergleichbare Position in einem anderen Konzern.

Das kann ein wichtiges Qualitätsmerkmal sein. Es beantwortet jedoch nicht die entscheidende Frage:

Passt diese Persönlichkeit genau zu diesem Vorstand?

Der Lebenslauf zeigt, welche Stationen jemand erfolgreich gemeistert hat. Er zeigt jedoch nicht automatisch, wie jemand kommuniziert, wie schnell Situationen erfasst werden, wie Vertrauen entsteht oder ob zwei Persönlichkeiten im anspruchsvollen Alltag einer Unternehmensspitze tatsächlich gut zusammenarbeiten.

Genau deshalb gehören Vorstandsassistenz-Positionen zu den anspruchsvollsten Besetzungen im gesamten Assistenzbereich.

Eine Vorstandsassistenz unterstützt nicht einfach „einen Vorstand“. Sie arbeitet eng mit einer konkreten Führungspersönlichkeit zusammen – mit individuellen Erwartungen, Kommunikationsmustern und einer eigenen Arbeitsweise.

Und genau diese Passung entscheidet häufig darüber, ob aus einer guten Besetzung eine außergewöhnlich erfolgreiche Zusammenarbeit wird.

Diese Erkenntnis verändert auch den Blick auf den Auswahlprozess. Denn die Kriterien, nach denen Unternehmen zunächst suchen, sind häufig nicht dieselben Kriterien, die langfristig über den Erfolg der Zusammenarbeit entscheiden.

Bei der Auswahl werden häufig vor allem diese Kriterien bewertet:

• Berufserfahrung

• bekannte Unternehmensnamen im Lebenslauf

• Fremdsprachen

• IT-Kenntnisse

• Branchenkenntnisse

Mindestens genauso wichtig sind jedoch:

• strategische Priorisierungskompetenz

• politisches Fingerspitzengefühl

• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

• Urteilsvermögen

• die persönliche Passung zum Arbeitsstil des Vorstands

Was unterscheidet eine Vorstandsassistenz von anderen Assistenzpositionen?

Auf den ersten Blick gibt es viele Überschneidungen mit einer Assistenz der Geschäftsführung oder einer Executive Assistant. Dennoch unterscheidet sich die Vorstandsassistenz in einigen wesentlichen Punkten: Durch die Nähe zur Unternehmensspitze, die Arbeit im Kontext von Gremien und die besondere Vertraulichkeit vieler Themen entstehen Anforderungen, die über klassische Assistenzaufgaben hinausgehen.

Gatekeeper-Funktion mit unternehmerischer Tragweite

Eine Vorstandsassistenz managed nicht nur Termine. Sie strukturiert Prioritäten und sorgt dafür, dass entscheidungsrelevante Informationen den Vorstand zum richtigen Zeitpunkt erreichen. Diese Entscheidungen beeinflussen unmittelbar die Arbeitsfähigkeit der Unternehmensspitze.

Politisches Gespür im Führungsgefüge

Zwischen Vorstand, Aufsichtsrat, Führungskräften und externen Stakeholdern bestehen häufig komplexe Interessenlagen. Eine erfahrene Vorstandsassistenz erkennt diese Dynamiken frühzeitig, ohne selbst Teil der Unternehmenspolitik zu werden.

Repräsentation des Vorstands nach außen

Investoren, Aufsichtsräte, Behörden, Kanzleien oder Medien erleben den Vorstand häufig zunächst über seine Assistenz. Jede Kommunikation prägt deshalb auch die Wahrnehmung des Unternehmens.

Warum klassisches Recruiting bei einer Vorstandsassistenz häufig nicht ausreicht

Fehlbesetzungen auf dieser Ebene entstehen nur selten, weil Kandidatinnen fachlich nicht qualifiziert sind. Ich beobachte vielmehr, dass bereits das Anforderungsprofil häufig zu stark auf messbare Kriterien ausgerichtet wird und die eigentlichen Erfolgsfaktoren in den Hintergrund geraten.

Im Auswahlprozess stehen häufig Fragen im Mittelpunkt wie: Hat die Kandidatin bereits für einen Vorstand gearbeitet? Spricht sie fließend Englisch? Hat sie Erfahrung in einer vergleichbaren Branche? War sie bei einem renommierten Unternehmen beschäftigt?

Diese Informationen sind wichtig.

Sie beantworten jedoch nicht die Frage, ob die Zusammenarbeit mit genau diesem Vorstand funktionieren wird – die Faktoren, die das entscheiden, lassen sich nur durch einen strukturierten Auswahlprozess und persönliche Gespräche beurteilen, nicht durch Aktenlage.

Anforderungsprofil: Was Unternehmen bei einer Vorstandsassistenz wirklich brauchen

Unternehmen, die eine Vorstandsassistenz suchen, sollten ihr Anforderungsprofil deutlich breiter fassen als die reine Prüfung fachlicher Qualifikationen.

Dazu gehören unter anderem:

•  Nachweisbare Erfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungsumfeld

•  Verständnis für Gremienstrukturen und Entscheidungsprozesse

•  Fähigkeit, Prioritäten eigenständig zu setzen

•  Souveränes Auftreten gegenüber Aufsichtsrat, Investoren und C-Level

•  Diskretion auch unter hohem internen Druck

•  Ausgeprägtes Urteilsvermögen

•  Persönliche Passung zur Führungspersönlichkeit

•  Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Entscheidungen vorzubereiten

In meinen Suchmandaten beginnt die eigentliche Arbeit deshalb nicht mit der Kandidatin. Sie beginnt mit dem Verständnis der Führungspersönlichkeit: Wie trifft der Vorstand Entscheidungen? Welche Arbeitsweise erwartet er? Wie kommuniziert er? Welche Aufgaben möchte er wirklich delegieren – und welche bewusst nicht?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, entsteht ein Anforderungsprofil, das weit über eine Stellenbeschreibung hinausgeht.

Der verdeckte Stellenmarkt bei Vorstandsassistenz-Positionen

Ein erheblicher Teil dieser Positionen wird nie öffentlich ausgeschrieben. Stattdessen erfolgt die Suche häufig diskret über auf Executive- und Vorstandsassistenz spezialisierte Personalberatungen sowie persönliche Netzwerke. Der Grund liegt auf der Hand: Eine öffentliche Ausschreibung kann Rückschlüsse auf Veränderungen an der Unternehmensspitze zulassen – beispielsweise auf personelle Wechsel, Nachfolgeregelungen oder organisatorische Veränderungen. Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb bewusst für eine diskrete, verdeckte Suche.

Auswahlprozess: Worauf es im Interview wirklich ankommt

Ein strukturierter Interviewprozess geht bei einer Vorstandsassistenz weit über die Prüfung fachlicher Qualifikationen hinaus. Mich interessiert weniger, wie eine Kandidatin ihre Stärken beschreibt. Viel spannender ist die Frage, wie sie sich in konkreten Situationen verhalten hat.

Deshalb stelle ich lieber Fragen wie:

„Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie Ihrem Vorstand widersprechen oder eine Priorisierung hinterfragen mussten."

oder

„Wie haben Sie reagiert, als sich Prioritäten innerhalb weniger Stunden vollständig verändert haben?"

Die Antworten darauf geben häufig deutlich mehr Aufschluss als klassische Fragen nach Belastbarkeit oder Organisationsstärke.

Ebenso wichtig ist für mich die Frage, wie eine Kandidatin die Zusammenarbeit mit ihrem bisherigen Vorstand beschreibt. Nicht, weil ich nach Harmonie suche, sondern weil sich daraus häufig erkennen lässt, welche Arbeitsweise sie gewohnt ist und in welchem Führungsumfeld sie ihre Stärken am besten entfalten kann.

Gerade auf Vorstandsebene entscheidet nicht allein die fachliche Kompetenz über den Erfolg einer Zusammenarbeit. Ebenso wichtig ist, ob Arbeitsstil, Kommunikation und gegenseitige Erwartungen zueinander passen.

Onboarding: Warum die ersten Wochen über den langfristigen Erfolg entscheiden

Mit der Vertragsunterschrift endet eine erfolgreiche Besetzung nicht. Eigentlich beginnt sie dort erst.

Eine neue Vorstandsassistenz muss nicht nur Systeme und Prozesse kennenlernen, sondern vor allem die informellen Spielregeln des Unternehmens verstehen: Wer trifft Entscheidungen? Welche Themen gelten aktuell als besonders sensibel? Wie kommuniziert der Vorstand intern und extern? Welche Erwartungen werden ausgesprochen – und welche stillschweigend vorausgesetzt?

Selbst eine sehr erfahrene Vorstandsassistenz benötigt Zeit, um dieses Umfeld zu verstehen. Deshalb sehe ich das Onboarding nicht als organisatorischen Abschluss einer Besetzung, sondern als wesentlichen Bestandteil ihres Erfolgs. Je schneller eine neue Assistenz den Kontext versteht, desto schneller kann sie ihren Vorstand wirksam entlasten und Vertrauen aufbauen.

FAQ

Was verdient eine Vorstandsassistenz in Deutschland?

Die Vergütung liegt aufgrund der hohen Verantwortung, der Nähe zur Unternehmensspitze und der politischen Sensibilität der Rolle in der Regel deutlich über klassischen Assistenzpositionen. Die konkrete Höhe hängt unter anderem von Unternehmensgröße, Branche und Verantwortungsbereich ab.

In München bewegt sich das Gehalt bei 75.000 - 95.000 Euro brutto p.a. zuzüglich Variablen wie Boni, Mobilitätszuschüsse, Weiterbildungen etc.

Braucht eine Vorstandsassistenz eine bestimmte Ausbildung?

Nein. Einen klassischen Ausbildungsweg gibt es nicht. Entscheidend sind Erfahrung im Top-Management-Umfeld, unternehmerisches Denken, Diskretion und die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen souverän zu handeln.

Was unterscheidet eine Vorstandsassistenz von einer Geschäftsführungsassistenz?

Eine Vorstandsassistenz arbeitet häufig in einem komplexeren Umfeld mit Aufsichtsratsstrukturen, Gremienprozessen und einer größeren politischen Dynamik. Dadurch steigen sowohl die Verantwortung als auch die Anforderungen an Priorisierung, Kommunikation und strategisches Denken.

Warum scheitern manche Vorstandsassistenzen trotz eines überzeugenden Lebenslaufs?

Weil ein Lebenslauf zeigt, wo jemand erfolgreich war – aber nicht, ob dieselbe Zusammenarbeit auch mit einer anderen Führungspersönlichkeit funktioniert. Genau deshalb reicht ein reiner CV-Vergleich nicht aus; entscheidend ist, ob die Arbeitsweise zum jeweiligen Vorstand passt.

Wie läuft die Suche nach einer Vorstandsassistenz typischerweise ab?

Viele Vorstandsassistenz-Positionen werden diskret besetzt und gelangen nie auf den öffentlichen Stellenmarkt. Deshalb kombiniere ich mein spezialisiertes Netzwerk mit einer gezielten Direktansprache passender Kandidatinnen – mit dem Ziel einer sorgfältig ausgewählten Shortlist statt einer großen Profilanzahl.

Fazit

Die Besetzung einer Vorstandsassistenz gehört zu den anspruchsvollsten Suchmandaten im gesamten Assistenzbereich. Ein beeindruckender Lebenslauf, Erfahrung bei namhaften Unternehmen oder viele Jahre Vorstandserfahrung sind wichtige Voraussetzungen – sie garantieren jedoch keine erfolgreiche Zusammenarbeit. Erfolgreiche Besetzungen entstehen dort, wo Persönlichkeit, Arbeitsweise, gegenseitiges Vertrauen und Führungsstil zusammenpassen.

Genau deshalb beginne ich jede Suche nicht mit der Frage, welche Kandidatinnen verfügbar sind, sondern mit der Frage, welche Persönlichkeit diese Führungskraft wirklich braucht. Mehrere Auftraggeber bestätigen diesen Ansatz in ihren Referenzen: Häufig hat bereits das erste von mir vorgestellte Profil sowohl fachlich als auch persönlich überzeugt und wurde erfolgreich eingestellt.

Sie möchten eine Vorstandsassistenz besetzen und wünschen sich eine diskrete, passgenaue Suche? Ich freue mich auf ein unverbindliches und vertrauliches Erstgespräch.

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Warum viele der besten Executive Assistants gar nicht aktiv auf Jobsuche sind und weshalb Direktansprache häufig der erfolgreichere Weg ist, erläutere ich in einem separaten Beitrag.

Über die Autorin

Constanze Wiedermann ist Gründerin von SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE, einer auf Executive Assistants und C-Level-Support spezialisierten Personalberatung mit Sitz in München. Seit der Gründung 2009 hat sie Hunderte von Assistenz-Positionen für Konzerne, Unternehmensberatungen, Private-Equity-Häuser und Family Offices im deutschsprachigen Raum besetzt.

Ihre Beratungsarbeit gründet auf einer Perspektive, die im Markt einmalig ist: Vor ihrer Selbstständigkeit leitete sie bei Accenture – einer der weltweit führenden Managementberatungen – über zehn Jahre disziplinarisch ein Team von 45 C-Level Executive Assistants. Sie hat selbst auf Unternehmensseite entschieden, eingestellt und geführt. Diese Kombination aus eigener Führungserfahrung, tiefem Marktverständnis und über 25 Jahren Spezialisierung auf Assistenzpositionen bildet das Fundament von SÜDPOOL.