Executive Assistant finden: Warum die besten Kandidatinnen nicht auf Stellenanzeigen warten

Von Constanze Wiedermann I Gründerin SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE I

Personalberaterin & Karrierecoach für Executive Assistants

Viele der besten Executive Assistants sind nicht aktiv auf Jobsuche. Deshalb reicht eine klassische Stellenanzeige für eine erfolgreiche Besetzung oft nicht aus.

Dafür gibt es meines Erachtens drei wesentliche Gründe:

• Wer bereits eine außergewöhnlich gute Executive Assistant hat, tut viel dafür, sie langfristig zu halten.

• Ein Wechsel wird von erfahrenen Executive Assistants sehr bewusst entschieden und erfolgt nur selten aufgrund einer zufällig entdeckten Stellenanzeige.

• Stellenanzeigen erreichen in erster Linie den aktiven Bewerbermarkt – der deutlich größere passive Markt bleibt für Unternehmen meist unsichtbar.

  
  

Der Hintergrund ist einfach: Spannende Kandidatinnen arbeiten bereits erfolgreich in anspruchsvollen Vertrauenspositionen, werden von ihrer Führungskraft geschätzt und haben über Jahre eine enge Zusammenarbeit aufgebaut.

Eine aktive Jobsuche hinterlässt häufig Spuren, die im eigenen Umfeld wahrgenommen werden können – etwa durch ein aktualisiertes LinkedIn-Profil, Referenzanfragen oder Kontakte innerhalb eines eng vernetzten Marktes. Dieses Risiko gehen viele erfahrene Executive Assistants verständlicherweise nur dann ein, wenn sie sicher sind, dass sich ein Wechsel tatsächlich lohnt.

Die eigentliche Herausforderung im Rekrutieren von Assistenzen liegt deshalb nicht darin, möglichst viele Bewerbungen zu erhalten. Entscheidend ist vielmehr, die richtigen Persönlichkeiten zu identifizieren und sie auf eine Weise anzusprechen, die ihrer aktuellen Situation, ihrer Verantwortung und ihrem Vertrauensverhältnis gerecht wird.

Warum die besten Kandidatinnen häufig nicht aktiv suchen

Das bedeutet ausdrücklich nicht, dass aktiv suchende Kandidatinnen weniger qualifiziert sind. Viele hervorragende Executive Assistants entscheiden sich bewusst für eine neue Herausforderung und bringen genau die Erfahrung mit, die Unternehmen suchen. Meine Erfahrung zeigt jedoch immer wieder: Besonders starke Profile befinden sich häufig gar nicht aktiv auf dem Markt – aus zwei zusammenhängenden Gründen.

1. Erfolgreiche Executive Assistants werden gehalten

Gründe dafür sind unter anderem:

• gewachsenes Vertrauen,

• eingespielte Abläufe,

• tiefes Verständnis für Prioritäten und Arbeitsweisen,

• hohe Eigenständigkeit,

• ein gemeinsames Wissen, das sich nicht kurzfristig übertragen lässt.

  
  

Gerade dieses über Jahre aufgebaute Vertrauensverhältnis macht eine erfahrene Executive Assistant so wertvoll – und gleichzeitig so schwer ersetzbar.

2. Ein Wechsel wird sehr bewusst entschieden

Erfahrene Executive Assistants wechseln nicht aus einer Laune heraus. Wer über Jahre erfolgreich in einer Vertrauensposition arbeitet, gibt eine gewachsene Zusammenarbeit nicht für die erstbeste Alternative auf. Bei einer möglichen neuen Herausforderung stellen sich diese Kandidatinnen deshalb sehr genau die entscheidenden Fragen:

• Welche Verantwortung erwartet mich tatsächlich?

• Passt die Unternehmenskultur zu meiner Arbeitsweise?

• Kann erneut eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Führungskraft entstehen?

• Gibt es ausreichend Gestaltungsspielraum?

• Ist diese Position ein sinnvoller nächster Schritt?

• Entsprechen die Rahmenbedingungen meinen Vorstellungen?

  
  

Deshalb reagieren gefragte Executive Assistants nicht auf jede Anfrage, sondern nur auf eine Perspektive, die fachlich und persönlich überzeugt – und genau das erreicht eine klassische Stellenanzeige selten.

Eine erfahrene Executive Assistant bringt zudem nicht nur Aufgabenkompetenz mit, sondern auch wertvolles Wissen, das in keinem Lebenslauf sichtbar wird: Wie arbeitet eine Führungskraft? Welche Themen sind besonders sensibel? Welche Kommunikationswege funktionieren? Welche Prioritäten müssen erkannt werden, bevor sie ausgesprochen werden? Dieses Verständnis entsteht durch tägliche Zusammenarbeit und ist ein wesentlicher Grund, warum erfolgreiche Executive Assistants ihre Position nicht leichtfertig wechseln. Sie entscheiden sich erst dann für einen neuen Schritt, wenn eine Aufgabe, eine Führungskraft und ein Umfeld wirklich passen.

Was Direktansprache bei Executive Assistants wirklich bedeutet

Direktansprache bedeutet nicht, möglichst viele Profile über LinkedIn anzuschreiben. Eine professionelle Direktansprache beginnt deutlich früher – mit einem genauen Verständnis dafür, welche Persönlichkeit überhaupt gesucht wird.

Gezielte Identifikation statt Stichwortsuche

Ich suche nicht einfach nach Werdegängen mit bestimmten Schlagworten. Entscheidend ist das Gesamtbild, zum Beispiel:

• Welche Verantwortung hatte die Person tatsächlich?

• In welchem Umfeld hat sie gearbeitet?

• Wie nah war sie an der Führungsebene?

• Welche Vertraulichkeit gehörte zu ihrer Rolle?

• Passt ihre Arbeitsweise zu den Anforderungen der Position?

Ein großer Teil meiner Arbeit liegt deshalb bereits im Vorfeld: einschätzen, welche Persönlichkeiten überhaupt realistisch zur jeweiligen Führungskraft passen – nicht möglichst viele Kandidatinnen anzusprechen.

Eine konkrete Chance statt einer Standardnachricht

Erfahrene Executive Assistants reagieren selten auf allgemeine Recruiting-Nachrichten. Sie möchten nachvollziehen können, warum gerade sie angesprochen werden, welche Führungskraft dahintersteht, welche Verantwortung sie erwartet – und warum diese Position zu ihrem bisherigen Werdegang passt. Genau diese individuelle Vorbereitung macht den Unterschied zwischen einer beliebigen Ansprache und einem ernsthaften Gespräch.

Warum Diskretion bei dieser Suche entscheidend ist

Die Suche nach einer Executive Assistant setzt ein hohes Maß an Vertrauen voraus. Eine Kandidatin, die aktuell in einer verantwortungsvollen Position arbeitet, muss sicher sein können, dass ein erstes Gespräch absolut vertraulich bleibt und keinerlei Verpflichtung entsteht.

Eine seriöse Suche bedeutet für mich deshalb:

• absolute Diskretion,

• respektvolle Kommunikation,

• keine unnötige Preisgabe persönlicher Informationen,

• volle Entscheidungshoheit der Kandidatin,

• Gespräche ausschließlich dann, wenn echtes Interesse besteht.

  
  

Gerade bei Executive Assistants ist der erste Kontakt nicht der Moment, in dem man jemanden überzeugen muss. Es ist der Moment, in dem Vertrauen entsteht.

Warum klassisches Recruiting bei Executive Assistants häufig nicht ausreicht

Klassisches Recruiting konzentriert sich überwiegend auf den aktiven Bewerbermarkt und wartet auf eingehende Bewerbungen. Executive Search verfolgt einen anderen Ansatz: Passende Persönlichkeiten werden gezielt identifiziert und diskret angesprochen – unabhängig davon, ob sie aktuell aktiv suchen.

Gerade bei Executive Assistants ist dieser Unterschied entscheidend, denn die Qualität einer Besetzung hängt nicht davon ab, wie viele Bewerbungen eingehen, sondern davon, ob am Ende die Persönlichkeit gefunden wird, die fachlich überzeugt und langfristig zur Führungskraft passt.

Wie eine spezialisierte Suche in der Praxis abläuft

Meine Suche beginnt nicht mit der Kandidatin. Sie beginnt mit einem tiefen Verständnis der Position.

1. Analyse der Rolle

Gemeinsam mit meinem Auftraggeber kläre ich unter anderem:

• Welche Aufgaben übernimmt die Executive Assistant tatsächlich?

• Welche Erwartungen hat die Führungskraft?

• Wie viel Eigenständigkeit ist gewünscht?

• Welche Persönlichkeit passt langfristig ins Unternehmen?

2. Identifikation geeigneter Persönlichkeiten

Auf Basis dieses Anforderungsprofils identifiziere und spreche ich passende Kandidatinnen gezielt und diskret an – mit Fokus auf Passung statt auf maximale Reichweite.

3. Persönliche Gespräche und Einschätzung

Ich prüfe nicht nur fachliche Erfahrung und Qualifikation. Ebenso wichtig sind Motivation, Persönlichkeit, Kommunikationsstil, Arbeitsweise, Diskretion und die langfristige Perspektive.

4. Vorstellung einer sorgfältig ausgewählten Shortlist

Mein Anspruch ist es, Ihnen keine Vielzahl beliebiger Profile vorzulegen, sondern eine sorgfältig zusammengestellte Shortlist von Kandidatinnen, die sowohl fachlich als auch persönlich zu Ihrer Organisation und der konkreten Rolle passen.

Die Qualität dieser Vorauswahl zeigt sich auch in den Rückmeldungen meiner Auftraggeber: In mehreren Fällen führte bereits das erste der vorgestellten Profile zur erfolgreichen Besetzung der Position. Welche Erfahrungen Unternehmen mit meiner Arbeitsweise gemacht haben, zeigen die Referenzen auf meiner Website.

FAQ

Warum reagieren gute Executive Assistants häufig nicht auf Stellenanzeigen?

Viele erfahrene Executive Assistants arbeiten bereits erfolgreich in einer anspruchsvollen Vertrauensposition und haben keinen akuten Grund für einen Wechsel. Eine öffentliche Bewerbung würde zudem häufig Aufmerksamkeit im eigenen Netzwerk erzeugen. Deshalb beschäftigen sich viele erst dann mit einer neuen Position, wenn sie diskret und gezielt angesprochen werden.

Wie unterscheidet sich Direktansprache von klassischem Active Sourcing?

Bei Executive Assistants reicht es nicht, Profile anhand von Suchbegriffen zu identifizieren. Entscheidend ist das Verständnis für die jeweilige Rolle, die Führungskraft und das Arbeitsumfeld – erst wenn diese Faktoren zusammenpassen, entsteht überhaupt eine interessante Perspektive für eine Kandidatin.

Lohnt sich eine Stellenanzeige überhaupt noch?

Ja. Eine Stellenanzeige kann sinnvoll sein, erreicht jedoch überwiegend den aktiven Bewerbermarkt. Bei Executive-Assistant-Positionen empfiehlt sich deshalb eine Kombination aus Stellenanzeige und gezielter, diskreter Direktansprache.

Wie lange dauert eine Suche über Direktansprache?

Das hängt vom Anforderungsprofil und vom Marktumfeld ab. Eine gezielte Direktansprache ist häufig nicht langsamer als eine klassische Ausschreibung, da von Beginn an passende Persönlichkeiten identifiziert werden, statt ungeeignete Bewerbungen zu sichten.

Was ist der größte Denkfehler bei der Suche nach einer Executive Assistant?

Viele Unternehmen glauben, dass eine große Anzahl an Bewerbungen automatisch die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Besetzung erhöht. In einer Vertrauensposition wie der Executive Assistant zählt jedoch nicht die Menge der Profile, sondern die tatsächliche Passung: zwischen Erfahrung, Persönlichkeit, Arbeitsweise und den Anforderungen der Führungskraft.

Fazit

Eine Executive Assistant zu finden bedeutet nicht, möglichst viele Bewerbungen zu sammeln. Es geht darum, die Person zu identifizieren, die fachlich überzeugt, zur Arbeitsweise der Führungskraft passt und langfristig eine vertrauensvolle Zusammenarbeit ermöglicht.

Wer ausschließlich auf den aktiven Bewerbermarkt setzt, erreicht nur einen Teil der verfügbaren Talente. Viele der erfahrensten Executive Assistants arbeiten bereits erfolgreich in vergleichbaren Positionen und sind nicht aktiv auf der Suche nach einer neuen Herausforderung.

Seit vielen Jahren begleite ich Unternehmen bei der Besetzung von Executive-Assistant-Positionen. Immer wieder zeigt sich: Die erfolgreichsten Besetzungen entstehen nicht durch die größte Anzahl an Bewerbungen, sondern durch die richtige Passung zwischen Führungskraft und Assistenz. Genau darauf ist meine Suche ausgerichtet.

Sie suchen eine Executive Assistant, die nicht nur die Anforderungen erfüllt, sondern langfristig eine echte Entlastung und Unterstützung für Ihre Führungskraft bietet? Kontaktieren Sie mich gerne für ein unverbindliches und vertrauliches Erstgespräch.

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Wenn Sie speziell eine Vorstandsassistenz suchen, unterscheiden sich die Anforderungen in einigen Punkten deutlich. Mehr dazu lesen Sie in meinem Artikel „Ein beeindruckender Lebenslauf reicht nicht aus, um die richtige Vorstandsassistenz zu finden“.

Über die Autorin

Constanze Wiedermann ist Gründerin von SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE, einer auf Executive Assistants und C-Level-Support spezialisierten Personalberatung mit Sitz in München. Seit der Gründung 2009 hat sie Hunderte von Assistenz-Positionen für Konzerne, Unternehmensberatungen, Private-Equity-Häuser und Family Offices im deutschsprachigen Raum besetzt.

Ihre Beratungsarbeit gründet auf einer Perspektive, die im Markt einmalig ist: Vor ihrer Selbstständigkeit leitete sie bei Accenture – einer der weltweit führenden Managementberatungen – über zehn Jahre disziplinarisch ein Team von 45 C-Level Executive Assistants. Sie hat selbst auf Unternehmensseite entschieden, eingestellt und geführt. Diese Kombination aus eigener Führungserfahrung, tiefem Marktverständnis und über 25 Jahren Spezialisierung auf Assistenzpositionen bildet das Fundament von SÜDPOOL.