Executive Assistant (m/w/d)

Zentrale Innenstadtlage München | Vollzeit | 60.000–65.000 € + 10-15.000€ Bonus

Wie wäre es, bei einer der weltweit führenden Private-Equity-Gesellschaften zu arbeiten – in einem kleinen Team, mit einer Vorgesetzten, bei der Ihre Ideen wirklich zählen?

Sie sind gerne Executive Assistant, arbeiten strukturiert und vorausschauend und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren?

Sie schätzen ein professionelles, internationales Umfeld, arbeiten sehr gerne im Team und haben Freude daran, nicht nur Aufgaben abzuarbeiten, sondern auch eigene Ideen einzubringen?

Dann könnte diese Position sehr gut zu Ihnen passen.

Für meinen Mandanten, ein international tätiges Private-Equity-Unternehmen mit Sitz in zentraler Innenstadtlage in München, suche ich eine

Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit.

Sie werden Teil eines kleinen EA-Teams, das gemeinsam die Executives des Münchner Private-Equity-Teams unterstützt. Dabei betreuen Sie – wie auch Ihre beiden Kolleginnen – jeweils eigenverantwortlich ca. 3–4 Executives.

Die Aufgaben sind vielseitig und reichen von klassischer Executive-Assistenz wie Reise- und Terminmanagement bis hin zu organisatorischen Office-Management-Themen.

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen Ihre zugeordneten Executives im Tagesgeschäft und übernehmen unter anderem:

• die Koordination interner und externer Meetings und Termine

• die professionelle Kalender- und Kontaktverwaltung über Outlook

• die Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen in Zusammenarbeit mit einem Corporate-Travel-Partner

• die Bearbeitung und Koordination von Reisekosten und Auslagen

• die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen mit Word und PowerPoint

• die Koordination von Unterschriften für Dokumente und Lieferantenrechnungen mit Ansprechpartnern in Deutschland, Europa und den USA

• die professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

• die Bearbeitung und Verteilung eingehender Post und Kurierlieferungen

• die Organisation von Taxis, Kurierdiensten, Catering und Büromaterial

• weitere organisatorische und administrative Aufgaben, die im Tagesgeschäft anfallen

• eigene Projekte & Verantwortlichkeiten

Darüber hinaus übernehmen Sie gemeinsam mit Ihrer Kollegin im Wechsel die Besetzung des Empfangs.

Dabei handelt es sich ausdrücklich nicht um einen klassischen Empfang mit ständigem Publikumsverkehr. Sie arbeiten an diesen Tagen ganz normal an Ihren eigentlichen Aufgaben weiter – lediglich Ihr Schreibtisch wechselt. Sie sind an diesem Tag die erste Anlaufstelle für die Kolleginnen und Kollegen im Büro – beispielsweise wenn ein Taxi benötigt wird, ein Kurier kommt oder eine andere organisatorische Unterstützung gefragt ist.

Wie der Wechsel zwischen Ihnen und Ihrer Kollegin konkret organisiert wird, stimmen Sie mit Ihrem Team ab.

Was Sie mitbringen

Für diese Position sollten Sie bereits über mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion verfügen, idealerweise in der Unterstützung von Führungskräften oder in einem vergleichbar anspruchsvollen internationalen Umfeld.

Wichtig sind insbesondere:

• mehrere Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Team Assistant, Assistant to Management oder in einer vergleichbaren Position

• sehr gute Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise

• die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten parallel zu steuern

• ein gutes Gespür dafür, was wichtig ist und wo Sie vorausschauend unterstützen können

• hohe Flexibilität, wenn sich Termine oder Prioritäten kurzfristig verändern

• sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint

• einen ausgeprägten Blick fürs Detail

• professionelle Kommunikationsfähigkeit und ein souveränes Auftreten

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen

• eine pragmatische, lösungsorientierte Arbeitsweise

• und vor allem: Freude an der Zusammenarbeit in einem Team

Was Sie erwartet

• Eine Position bei einer der weltweit führenden Private-Equity-Gesellschaften – ein Umfeld, das sich hervorragend in Ihrem Lebenslauf macht

• Ihr Arbeitsplatz: eine Top-Adresse im Herzen Münchens

• 60.000–65.000 € Fixgehalt zzgl. Bonus (i. d. R. ca. 20 % des Fixgehalts, abhängig von Ihrer Performance & dem Unternehmenserfolg)

• 25 Urlaubstage – ergänzt um eine zusätzliche, unternehmensweite „Wellbeing Week"  (aka Betriebsferien) im Sommer, die dort seit mehreren Jahren gelebte Praxis ist

• eine unbefristete Vollzeitposition

• ein internationales und professionelles Arbeitsumfeld

• ein kleines, eingespieltes EA-Team

• eine offene und sympathische Vorgesetzte, die extrem viel Wert auf eine gute, kollegiale und sympathische Zusammenarbeit legt

• abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Executive-Assistenz und Office-Management

• die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Abläufe mitzugestalten sowie für eigene kleinere Projekte die Verantwortung zu übernehmen