Executive & Personal Assistant to the CEO and Executive Chairman (gn)

Zwei Führungspersönlichkeiten. 

Ein komplexes Zusammenspiel. Eine zentrale Vertrauensposition.

Diese Position wurde inzwischen erfolgreich besetzt.  Die Ausschreibung bleibt als Referenz sichtbar.

Zwei Menschen an der Spitze eines international tätigen, börsennotierten Unternehmens suchen eine Persönlichkeit, die weit mehr übernimmt als den klassischen C-Level Support. Sie suchen eine Assistenz, die berufliche wie private Themen souverän zusammenführt.

Für meinen Mandanten mit Sitz im Süden von München suche ich deshalb eine erfahrene

Executive & Personal Assistant (m/w/d) in Vollzeit.

Das Unternehmen selbst arbeitet mit Satellitendaten, die weltweit für Wetter- und Klimaprognosen, Luftfahrt, maritime Logistik und globale Sicherheit genutzt werden.

Diese Position geht weit über klassischen C-Level-Support hinaus.

Sie unterstützen die CEO und den Executive Chairman des Unternehmens – privat ein Paar, das die Firma gemeinsam aufgebaut hat. Beruf und Familie sind entsprechend eng miteinander verwoben: gemeinsame und individuelle Termine, regelmäßige internationale Reisen, zwei schulpflichtige Kinder, zwei Haushalte.

Ihre Aufgabe ist es, daraus ein funktionierendes Ganzes zu machen. Sie sind die Person, bei der die Fäden zusammenlaufen und die den Überblick behält – auch dann, wenn sich die Rahmenbedingungen kurzfristig ändern.

Was ich Ihnen aus eigenen Gesprächen mit beiden sagen kann: Sie erwartet kein distanziertes Führungsduo. Beide sind ausgesprochen kommunikativ, geben Feedback, sind offen und hören zu – und genau deshalb auch faire, angenehme Menschen, für die und mit denen man wirklich gerne arbeitet.

Was diese Position so besonders macht

Sie verwalten hier nicht einfach zwei Kalender – Sie erkennen, was eine Veränderung an einer Stelle für alles andere bedeutet. Ein verschobener Board-Termin kann eine Reise verändern. Eine geänderte Flugzeit kann die Kinderbetreuung beeinflussen. Aus einem kleinen Detail kann schnell eine Kette weiterer organisatorischer Aufgaben entstehen. Ihre Stärke ist es, diese Zusammenhänge zu sehen, bevor sie zum Problem werden. Was zählt, ist nicht, wie viele einzelne Aufgaben Sie erledigen – was zählt, ist, dass das gesamte System läuft.

Aufgaben in dieser Rolle

Executive & Corporate

• Aktive Steuerung komplexer, sich häufig ändernder Kalender für beide Führungspersönlichkeiten über Zeitzonen hinweg (primär US-Ost-/Westküste, Europa, Asien)

• End-to-End-Planung internationaler und nationaler Reisen: Flüge inkl. Upgrades und Bonusprogrammen, Chauffeurservice, Unterkunft, Visa, Termine vor Ort und Eventualplanung – für Einzel-, Paar- und Familienreisen

• Organisation von Meetings, Vorbereitung von Agenden und Unterlagen, damit beide Führungspersönlichkeiten stets bestens vorbereitet sind

• Repräsentativer, verlässlicher Kontakt zu Board-Mitgliedern und deren Büros

• Planung und Betreuung von VIP-Besuchen im Office, von der Logistik bis zur Umsetzung vor Ort

• Vertraulicher Umgang mit Korrespondenz, Dokumenten und Informationen auf dem Niveau eines börsennotierten Unternehmens

Familie, Privatleben & zwei Haushalte

• Steuerung des Familienkalenders, verzahnt mit den beruflichen Terminen

• Koordination der Betreuung für zwei schulpflichtige Kinder inkl. Schul-/Freizeitaktivitäten, Terminen und Übergaben, sowie Abstimmung der beiden Kinderbetreuerinnen

• Steuerung von Dienstleistern für zwei Haushalte wie z.B. : Reinigung, Garten & Handwerker 

• Organisation von Terminen, Lieferungen, Besorgungen und laufender Administration rund um zwei Haushalte und zwei Fahrzeuge

• Planung von Geburtstagen, Schulveranstaltungen, Familienfeiern und Urlauben, oft eng verzahnt mit Geschäftsreisen

• Antizipation von Kollisionen zwischen beruflichem und privatem Terminplan – und deren Auflösung, bevor sie zum Problem werden

Gesuchtes Profil

• Sie bringen idealerweise mehrere Jahre Erfahrung als Executive Assistant auf C-Level- oder Gründer-Ebene mit – aus einem Unternehmen, einem Family Office oder einer vergleichbar anspruchsvollen Position. 

• Ausgesprochen diskret und vertrauenswürdig, auch unter Druck ruhig und mit klarem Überblick

• Vorausschauendes Denken, hohe Eigenständigkeit bei gleichzeitig ausgeprägtem Urteilsvermögen – Sie wissen, wann Sie selbst entscheiden und wann Sie eskalieren

• Professionell im Umgang mit Board-Mitgliedern und VIPs, gleichzeitig persönlich und bodenständig genug für den Familienalltag

• Keine Berührungsängste mit privaten und haushaltsnahen Themen – für Sie ist das kein Downgrade von Executive Assistant auf private Assistenz, sondern Teil einer anspruchsvollen Gesamtverantwortung

• Nachweisliche Erfahrung in der Organisation komplexer internationaler Reisen und dichter, zeitzonenübergreifender Kalender

• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift. Französischkenntnisse von Vorteil aber keine Bedingung

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint)

• Wohnsitz im Großraum München, Bereitschaft zur Präsenz vor Ort

• Führerschein Klasse B

• Bereitschaft zur Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses aufgrund der Nähe zu den Kindern der Familie

Flexibilität gehört zur Rolle – permanente Erreichbarkeit nicht.

Von Ihnen wird nicht erwartet, permanent erreichbar zu sein. Gelegentlich kann es jedoch vorkommen, dass Sie außerhalb der Kernarbeitszeit kurzfristig gebraucht werden – etwa bei unerwarteten Änderungen oder Problemen während einer Reise. Das ist die Ausnahme, nicht der Normalzustand, und wird durch flexible Zeiteinteilung und Freizeitausgleich fair ausgeglichen.

Angebot im Überblick

• Attraktive Vergütung: € 90.000 – 120.000 brutto p. a., je nach Erfahrung – plus Unternehmensbeteiligung

• Unbefristete Festanstellung in Vollzeit, 30 Tage Urlaub

• Ein Arbeitsumfeld mitten in einem der spannendsten Zukunftsfelder – Satellitendaten für Wetter, Sicherheit, Luftfahrt und Logistik

• Zwei Führungspersönlichkeiten, die kommunikativ, offen und wertschätzend sind

• Eine Aufgabe mit außergewöhnlich viel Eigenverantwortung, Vertrauen und Gestaltungsspielraum

• Wahlweise Apple- oder PC-Hardware

Klingt das nach Ihrem nächsten Schritt? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung!

Aufgrund der besonderen Vertraulichkeit dieser Position bitte ich um Verständnis, dass ich Details zum Unternehmen erst im persönlichen Gespräch nennen kann. Senden Sie mir gerne Ihren Lebenslauf unter Angabe Ihres Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung an wiedermann@sued-pool.de oder nehmen Sie zunächst ganz unverbindlich Kontakt mit mir auf – ich begleite Sie persönlich durch den gesamten Bewerbungsprozess & freue mich, von Ihnen zu hören!

Diese Position wurde inzwischen erfolgreich besetzt.  Die Ausschreibung bleibt als Referenz sichtbar.