Assistenz der Geschäftsführung und Office Manager (m/w/d)

SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE ist eine auf den Bereich Sekretariat & (Projekt-) Assistenz spezialisierte Personalberatung und Personalvermittlung in München, welche ausschließlich in Festanstellungen vermittelt.
Neben der Stellenvermittlung helfen wir Assistentinnen (m/w/d) durch Bewerbungs- und Karrierecoachings sowie Mentoring und Trainings ihre Karriere und ihr Gehalt aktiv und individuell zu planen und voranzubringen.

(Mehr Infos hierzu: So pushen wir Ihre Karriere- und Ihr Gehalt)

Für unseren Mandanten, eine Unternehmensberatung mit Fokus auf Turnaround & Sanierungsmaßnahmen mit Sitz im Süden von München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt (idealerweise zum 1.9. oder 15.9.) eine erfahrene

Ihre Aufgaben als Assistenz der Geschäftsführung und Office Managerin:

Eine Stelle als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) wie diese gibt es selten zu besetzen, denn diese verantwortungsvolle Position ist nicht alltäglich und sehr abwechslungsreich. Sie geht weit über eine klassische Assistenz-Position hinaus, denn hier arbeiten Sie überwiegend inhaltlich.

Sie werden in dieser Drehscheibenfunktion die Geschäftsführung unterstützen und ein reibungsloses organisatorisches und administratives Funktionieren des Büros sicherstellen. Sie verstehen sich als strategischer Sparringspartner Ihres Chefs - Sie Beide bilden ein enges Erfolgsteam.

Ihre Aufgaben im Überblick:

Assistenz der Geschäftsführung 

• proaktive, inhaltliche und administrative Entlastung des Geschäftsführers
• klassische, allgemeine Sekretariatsaufgaben in deutscher und englischer Sprache
• Travelmanagement inkl. Abrechnung der Spesen, Auslagen und Kreditkarten für die Geschäftsführung

Büroleitung /Office Management

•  aktives Schnittstellenmanagement zur externen Steuerberatungskanzlei
• vorbereitende Buchhaltung und Abwicklung der Gehaltsabrechnungen
• Verantwortung über Bankgeschäfte und Überweisungen
• Fakturierung von Projekt- und Serviceaufträgen und Rechnungsprüfung
• Verantwortlich für Organisation und Bürostruktur
• Entscheidungsbefugnis für Vertragsabschlüsse & Kosten in Absprache mit der Geschäftsführung
• Koordination der gesamten Firmen-IT
• Abstimmung und Vertragsabschlüsse mit diversen Dienstleistern und Anbietern sowie Versicherern
• Zusammenarbeit und Koordination externer Administratoren
• später evtl.: disziplinarische Führung einer Assistenzkollegin

Projektbezogen

• Realisierung von betriebsinternen Projekten
• aktive Begleitung von Entwicklungsprozessen
• Controlling von Projekten und Mandaten
• Überwachung und Steuerung von Vertragsinhalten in Bezug auf Budget, Zeit und Rechnungsstellung
• Unternehmens- und Mandatsübergreifende Koordination von Terminen & Reisen
• inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings

Ihr Profil als Assistenz der Geschäftsführung und Office Managerin:

Sie passen sehr gut zu unserem Mandanten, wenn Sie neben einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung oder einem erfolgreich abgeschlossenem Studium bereits Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mitbringen. Wir suchen eine/n Assistenz der Geschäftsführung/ Office Managerin (m/w/d) mit Berufserfahrung und Standing. Eine initiativ denkende Person, die aufgrund ihrer Persönlichkeit und Berufserfahrung und ihrer Fähigkeit über den Tellerrand zu schauen, eine prozessspezifische und inhaltliche Entlastung schafft. Im abwechslungsreichen Firmenalltag kommen Ihnen Ihre rasche Auffassungsgabe, Ihr Qualitätsbewusstsein sowie Ihr effizienter und strukturierter Arbeitsstil zugute.

Ihr Profil im Überblick:

• Erste und oberste Priorität: Sie denken mit!
• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder einen Bachelor-Abschluss ggfs. ergänzt durch eine Weiterbildung Management-/Direktionsassistenz (oder vergleichbarer Hintergrund)
• Sie haben mind. 3 Jahre Berufserfahrung, gerne im Consulting Umfeld (aber keine Bedingung!)
• Sie sprechen Englisch fließend in Wort und Schrift
• Sie verfügen über eine große Multitasking-Fähigkeit. Priorisieren und „mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten“ ist für Sie kein Problem
• Sie verfügen über starke organisatorische Fähigkeiten, Belastbarkeit und Flexibilität
• Sie haben ein hohes Maß an Verlässlichkeit sowie Genauigkeit / Sorgfalt
• Eine hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit entspricht Ihrem Naturell
• Sie sind in der Lage und daran interessiert, eigenständig, mitdenkend, proaktiv und verantwortungsbewusst zur arbeiten
• Sehr verfügen über sehr gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere PowerPoint
• Apple/Mac-Kenntnisse von Vorteil
• Sie haben das Standing einer Chefassistenz und sind charmant im Auftritt und klar in der Sache

Das bietet Ihnen unser Mandant:

Es wartet nach einer Einarbeitungsphase eine abwechslungsreiche und sehr vielfältige Aufgabe in Festanstellung bei einem wachsenden und sehr erfolgreichen Unternehmen auf Sie. Unser Mandant bietet Ihnen ein attraktives Gehalt, einen stilvoll eingerichteten Arbeitsplatz mit modernsten Arbeitsmitteln (auch zur priv. Nutzung) sowie eine äußerst kollegiale und sehr sympathische Arbeitsatmosphäre.

Ihre Perspektive im Überblick

• eine unbefristete Festanstellung in einem kleinen, wachsenden Team
• eine ausführl. Einarbeitung
• ein attraktives Gehalt
• einen stilvoll eingerichteten Arbeitsplatz mit modernsten Arbeitsmitteln (auch zur privaten Nutzung)
• umfassende Entwicklungsmöglichkeiten
• flexible Arbeitszeiten
• Leistungsboni
• Raum zur Selbstverwirklichung (keine festgefahrenen fixen Strukturen)
• Offenheit für Neuerungen & Verbesserungen
• eine äußerst kollegiale und sehr sympathische Arbeitsatmosphäre und last, but not least:
• Es wartet ein extrem sympathischer Chef auf Sie;-)

Sie erfüllen nicht alle Kriterien, aber der Job klingt toll? Dann lassen Sie sich bitte nicht von einer Bewerbung abhalten! 

Finden Sie sich in dieser Position wieder?

Entsprechen diese Aufgaben genau Ihren beruflichen Vorstellungen und Wünschen?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit:

• Lebenslauf
• Zeugnissen
• Ihrem möglichen Starttermin
• Ihren Gehaltsvorstellungen

Ihre elektronische Bewerbung sollte eine Größe von 5MB nicht überschreiten und im Word- bzw. PDF-Format verfasst sein.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über den Button auf dieser Seite oder senden Sie eine E-Mail an [email protected] unter Angabe der Referenznummer: SP 408 an Frau Constanze Wiedermann 

Kein passender Job dabei? Kein Problem - bewerben Sie sich doch einfach trotzdem!

Wir vermitteln sehr viele Stellen, die (noch) nicht offiziell ausgeschrieben sind. 

Daher sind wir auch abseits der Stellenausschreibungen immer an guten Kandidaten interessiert. Wenn auch Sie in unseren Bewerberpool aufgenommen werden möchten und frühzeitig von einer passenden Stelle erfahren wollen, dann freuen wir uns über Ihre Intiativbewerbung. 

Übrigens: Wir besetzen deutschlandweit und ausschließlich in direkte Festanstellungen. (KEINE Zeitarbeit!!)