Executive Assistant to Director (m/w/d)

SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE ist eine auf den Bereich Sekretariat & (Projekt-) Assistenz spezialisierte Personalberatung und Personalvermittlung in München, welche ausschließlich in Festanstellungen vermittelt.
Neben der Stellenvermittlung (Headhunting) helfen wir Assistentinnen (m/w/d) durch Bewerbungs- und Karrierecoachings sowie Mentoring und Trainings ihre Karriere und ihr Gehalt aktiv und individuell zu planen und voranzubringen.

(Mehr Infos hierzu: So pushen wir Ihre Karriere- und Ihr Gehalt)

International geprägte Sekretärinnen/Assistentinnen (m/w/d) aufgepasst! Hier ist Ihre Top-Position als 

Executive Assistant to Director (m/w/d) 

an der Seite von äußerst sympathischen Top-Managern. 

Für eine renommierte, international agierende Unternehmensberatung mit Niederlassungen rund um den Globus sorgen Sie als Executive Assistant (m/w/d) für den  „runden“, internationalen Office Management-Alltag. 

Ihre Perspektive:

Es wartet nach einer ausführlichen Einarbeitungsphase eine abwechslungsreiche und sehr vielfältige Aufgabe in einer unbefristeten Festanstellung bei einem TOP-Unternehmen auf Sie. Unser Mandant bietet Ihnen ein attraktives Gehalt, umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten - ganz auf Ihre persönliche Entwicklung abgestimmt-, einen stilvoll eingerichteten Arbeitsplatz mit modernsten Arbeitsmitteln, eine hervorragende, kostenlose (!) Mitarbeiter Kantine, umfassende Sozialleistungen, 1 Tag / Woche Homeoffice (dies galt bereits vor Corona- ggf. wird der Homeoffice Anteil nun dauerhaft erhöht), eine äußerst kollegiale und sympathische Arbeitsatmosphäre u.v.m.

Klingt das attraktiv für Sie? Dann sollten Sie weiterlesen!

Ihre Aufgaben als Executive Assistant:

Als Executive Assistant (m/w/d) gibt es vielseitige Aufgaben und Verantwortung zu übernehmen. Sie sind verantwortlich für den reibungslosen administrativen und inhaltlichen Support "Ihrer" Geschäftsführer / Director. Sie unterstützen, organisieren und entlasten sowohl im Tagesgeschäft als auch durch Übernahme eigener Projekte. Sie haben Organisationstalent und Freude daran, „Ihre“ Chefs zu managen und den Rücken freizuhalten. Dabei behalten Sie- mit einem Lächeln auf den Lippen- auch in turbulenten Zeiten stets den Überblick. Sie koordinieren und organisieren auf nationaler als auch auf internationaler Ebene Termine, Meetings, Events und Telefonkonferenzen. Sie jonglieren das Reisemanagement und erstellen Präsentationen. Organisation und Koordination machen ca. 70 % Ihres Arbeitsalltages aus. 

Ihre Aufgaben im Überblick:

• Ziel- und lösungsorientierte Unterstützung der Geschäftsführer (in deutscher und in englischer Sprache)
• Überwachung und Steuerung der Mailfiles
• Schnittstellenmanagement zu den internationalen Offices und zur den Chefetagen der Kunden (überwiegend DAX Unternehmen)
• Eigenständiges und selbstverantwortliches Durchführen administrativer, organisatorischer und inhaltlicher Aufgaben
• Terminkoordination intern als auch extern auf höchster Führungsebene
• Umfangreiches Travelmanagement inkl. Abrechnung
• Erstellung, Aufbereitung und Dokumentation von unterschriftsreifen Dokumenten wie Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Protokollen
• Selbständige Erledigung der Korrespondenz, auch in englischer Sprache
• Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern
• Organisation verschiedener Events und Sonderveranstaltungen (Community-Meetings, VIP-Roundtables, Client-Dinner, etc.)

 Ihr Executive Assistant Profil:

Sie passen sehr gut zu unserem Mandanten, wenn Sie neben fundierten MS-Office Kenntnissen die Englische Sprache fließend beherrschen, über ein sehr gutes Organisationstalent verfügen und selbstverständlich Freude an Ihrer Arbeit mitbringen. Sie haben bereits als Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant/Team-oder Junior Assistenz oder vergleichbaren Positionen Erfahrungen gesammelt und eigenverantwortlich in anspruchsvollem Ambiente gearbeitet?

Wunderbar!

Eventuell aber waren Sie bisher noch nicht als Assistenz der Geschäftsführung tätig, kommen jedoch aus einem anderen dienstleistungsorientierten Umfeld (z.B. Eventagentur,Touristik, Hotellerie)?

Dann passt das auch!

Wichtig ist: Sie verstehen sich als interner Dienstleister und behalten auch in turbulenten Zeiten den Überblick. Dabei verfügen Sie über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, sowie über eine strukturierte Arbeitsweise. Sie arbeiten engagiert im Team, aber gleichzeitig übernehmen Sie auch gerne selbst die Verantwortung für Ihre Aufgaben.

Ihr Profil im Überblick:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium
• Ihr Auftreten ist sicher und überzeugend, sowohl intern als auch gegenüber Geschäftspartnern
• Sie sind es gewohnt zuverlässig, detailgenau, strukturiert und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Sie haben sehr gute Kenntnisse der gängigen Officeanwendungen und fließende Kenntnisse der Englischen Sprache
• Von Vorteil, aber keine Bedingung: Erste Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung/Team- oder Junior Assistenz

Sie erfüllen nicht alle Kriterien, aber der Job klingt toll? Dann lassen Sie sich bitte nicht von einer Bewerbung abhalten! Unserem Kunden ist Ihre Persönlichkeit wichtiger als Ihre eventuell noch mangelnde Erfahrung!

Das bietet Ihnen unser Mandant:

• umfangreiche Einarbeitung
• abwechslungsreiche und sehr vielfältige Aufgaben
• unbefristeten Festanstellung (Direktvermittlung) bei einem international führenden und renommierten Unternehmen 
• attraktives Gehalt und stilvoll eingerichteter Arbeitsplatz
• umfassende Sozialleistungen
• individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten (inkl. Trainingsbudget),
• kostenfreie Mitarbeiterkantine
• 1Tag/Woche Homeoffice
• eine äußerst kollegiale und sehr sympathische Arbeitsatmosphäre und
• ein TOP- Name für Ihren Lebenslauf

Haben Sie beim Lesen gedacht: „Ja, genau das ist der passende Job für mich“?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit:

• Lebenslauf
• Zeugnissen
• Ihrem möglichen Starttermin
• Ihren Gehaltsvorstellungen

Ihre elektronische Bewerbung sollte eine Größe von 5MB nicht überschreiten und im Word- bzw. PDF-Format verfasst sein. Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über den Button auf dieser Seite oder senden Sie eine E-Mail an [email protected] unter Angabe der Referenznummer: SP 106 an Frau Constanze Wiedermann 

Kein passender Job dabei? Kein Problem - bewerben Sie sich doch einfach trotzdem!

Wir vermitteln sehr viele Stellen, die (noch) nicht offiziell ausgeschrieben sind. 

Daher sind wir auch abseits der Stellenausschreibungen immer an guten Kandidaten interessiert. Wenn auch Sie in unseren Bewerberpool aufgenommen werden möchten und frühzeitig von einer passenden Stelle erfahren wollen, dann freuen wir uns über Ihre Intiativbewerbung. 

Übrigens: Wir besetzen deutschlandweit und ausschließlich in direkte Festanstellungen. (KEINE Zeitarbeit!!)