Executive Assistant und Office Manager (m/w/d)

SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE ist eine auf den Bereich Sekretariat & (Projekt-) Assistenz spezialisierte Personalberatung und Personalvermittlung in München, welche ausschließlich in Festanstellungen vermittelt.
Neben der Stellenvermittlung helfen wir Assistentinnen (m/w/d) durch Bewerbungs- und Karrierecoachings sowie Mentoring und Trainings ihre Karriere und ihr Gehalt aktiv und individuell zu planen und voranzubringen.

(Mehr Infos hierzu: So pushen wir Ihre Karriere- und Ihr Gehalt)

Unser Mandant ist ein international expandierender Provider von Sales Software mit Standorten in Deutschland und Singapur.

Für das Büro in München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine(n)

Ihre Aufgaben als Executive Assistant und Office Manager (m/w/d):

In dieser spannenden Funktion als Executive Assistant und Office Manager (m/w/d) sind Sie der Dreh– und Angelpunkt des Offices. Sie sind verantwortlich für die administrative und organisatorische Entlastung der Geschäftsführung und Leiten das Office Management.

Neben den klassischen Aufgaben als Assistenz der Geschäftsführung /Executive Assistant wie z.B. Terminkoordination, Travelmanagement, Präsentationserstellung und Eventorganisation haben Sie weitere (Projekt-)Verantwortlichkeiten u.a. im Bereich HR, Research und Finance.

Insgesamt also eine sehr vielfältige, spannende Position mit Entwicklungspotential in einer international geprägten Matrixorganisation.  

Ihre Aufgaben im Überblick:

Assistenz der Geschäftsführung 

• proaktive, inhaltliche und administrative Entlastung der Geschäftsführung
• Erster Ansprechpartner für Geschäftsleitung, Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden (international)
• klassische, allgemeine Sekretariatsaufgaben in deutscher und englischer Sprache wie z.B.
• Meeting-, Messe- und Eventorganistion inkl. Vor- und Nachbereitung
• Travelmanagement inkl. Abrechnung 
• Research
• Präsentations- und Dokumentenerstellung

Büroleitung /Office Management

• Aufbau und Organisation der Bürostruktur
• Entscheidungsbefugnis für Vertragsabschlüsse & Kosten in Absprache mit der Geschäftsführung
• Kommunikation und Sicherstellung der eingeführten Office-Prozesse
• Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
• Bestellung von Büromaterial
• Supplier-Management

Projektbezogen

• Unterstützung bei der Erstellung von Entscheidungsgrundlagen für div. Stakeholder
• aktives Schnittstellenmanagement zu Stakeholdern
• vorbereitende Buchhaltung 
• Fakturierung von Projekt- und Serviceaufträgen und Rechnungsprüfung
• Koordination der Firmen-IT
• Realisierung von betriebsinternen Projekten und Projekten, die zu Ihren Interessen und Skills passen
• Unterstützung bei HR-Themen (z.B. Recruiting und Urlaubsplanung)
• später evtl.: Führung eines Back-Office Kollegen (m/w/d)

Ihr Profil als Executive Assistant und Office Manager (m/w/d):

Wir suchen jemanden, der Spaß daran hat, die Büroabläufe bei unserem internationalen Mandanten mit derzeit rund 15 Mitarbeitern in München und über 50 in Singapur (Anzahl wachsend) im Blick zu halten und zu organisieren.

Sie passen sehr gut zu unserem Mandanten, wenn Sie neben einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung oder einem erfolgreich abgeschlossenem Studium bereits 2 Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mitbringen. Wir suchen eine/n Executive Assistant / Office Managerin (m/w/d), eine initiativ und wirtschaftlich denkende Person, die aufgrund ihrer Persönlichkeit und Berufserfahrung und ihrer Fähigkeit über den Tellerrand zu schauen, eine prozessspezifische und inhaltliche Entlastung schafft. Im abwechslungsreichen Firmenalltag kommen Ihnen Ihre rasche Auffassungsgabe, Ihr Qualitätsbewusstsein sowie Ihr effizienter und strukturierter Arbeitsstil zugute. 

Ihr Profil im Überblick:

• Erste und oberste Priorität: Sie denken mit und haben Lust auf "Start-Up- Atmosphäre"!
• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder einen Bachelor-Abschluss ggfs. ergänzt durch eine Weiterbildung Management-/Direktionsassistenz (oder vergleichbarer Hintergrund)
• Sie haben min. 2 Jahre Berufserfahrung als Assistenz
• Ihre Englisch- und Deutschkenntnisse sind sehr gut (Wort und Schrift)
• Sie verfügen über eine große Multitasking-Fähigkeit. Priorisieren und „mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten“ ist für Sie kein Problem
• Sie verfügen über starke organisatorische Fähigkeiten, Belastbarkeit und Flexibilität
• Sie haben ein hohes Maß an Verlässlichkeit sowie Genauigkeit / Sorgfalt
• Eine hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit entspricht Ihrem Naturell
• Sie sind in der Lage und daran interessiert, eigenständig, mitdenkend, proaktiv und verantwortungsbewusst zur arbeiten
• Sehr verfügen über sehr gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint 
• Kurz: Sie sind ein Teamplayer, ein service- und kundenorientierter Mensch mit ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten, sehr guten Sprach- und MS-Officekenntnissen, Freude an Wachstum und Verständnis für unternehmerische Zusammenhänge und Prozesse 😀

Das bietet Ihnen unser Mandant:

Es wartet eine abwechslungsreiche und sehr vielfältige Aufgabe in Festanstellung bei einem wachsenden und sehr erfolgreichen Unternehmen auf Sie. Unser Mandant bietet Ihnen ein attraktives Gehalt, einen Arbeitsplatz am Viktualienmarkt sowie eine äußerst kollegiale und sehr sympathische Arbeitsatmosphäre.

Ihre Perspektive im Überblick

• eine unbefristete Festanstellung in einem internationalen, kleinen & wachsenden Team
• eine verantwortungsvolle Assistenz-Tätigkeit im Bereich Cloud-Computing
• ein attraktives Gehalt
• kurze Entscheidungswege und offene Kommunikation
• Raum für die Umsetzung von eigenen Ideen
• einen Arbeitsplatz im Herzen Münchens
• umfassende Entwicklungsmöglichkeiten
• Raum zur Selbstverwirklichung (keine festgefahrenen fixen Strukturen)
• Offenheit für Neuerungen & Verbesserungen
• eine äußerst kollegiale und sehr sympathische Arbeitsatmosphäre und last, but not least:
• Es wartet ein sehr sympathisches Team auf Sie;-)

Sie erfüllen nicht alle Kriterien, aber der Job klingt toll? Dann lassen Sie sich bitte nicht von einer Bewerbung abhalten! 

Finden Sie sich in dieser Position wieder?

Entsprechen diese Aufgaben genau Ihren beruflichen Vorstellungen und Wünschen?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit:

• Lebenslauf
• Zeugnissen
• Ihrem möglichen Starttermin
• Ihren Gehaltsvorstellungen

Ihre elektronische Bewerbung sollte eine Größe von 5MB nicht überschreiten und im Word- bzw. PDF-Format verfasst sein.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über den Button auf dieser Seite oder senden Sie eine E-Mail an [email protected] unter Angabe der Referenznummer: SP 210 an Frau Constanze Wiedermann 

Kein passender Job dabei? Kein Problem - bewerben Sie sich doch einfach trotzdem!

Wir vermitteln sehr viele Stellen, die (noch) nicht offiziell ausgeschrieben sind. 

Daher sind wir auch abseits der Stellenausschreibungen immer an guten Kandidaten interessiert. Wenn auch Sie in unseren Bewerberpool aufgenommen werden möchten und frühzeitig von einer passenden Stelle erfahren wollen, dann freuen wir uns über Ihre Intiativbewerbung. 

Übrigens: Wir besetzen deutschlandweit und ausschließlich in direkte Festanstellungen. (KEINE Zeitarbeit!!)